Deontologische code voor lokale mandatarissen

  • Goedgekeurd op 22 april 2013 door de gemeenteraad en op 29 mei 2013 door de raad voor maatschappelijk welzijn
    Gewijzigd op 24 juni 2019 door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn

Inleiding
Regels voor een zuivere besluitvorming

Deze deontologische code beoogt een beoordelingskader te bieden voor de lokale mandatarissen, een houvast voor het integer handelen en bestuurlijke integriteit. Lokale mandatarissen kunnen in situaties terechtkomen waarin een moeilijke keuze moet gemaakt worden, zoals in gevallen waar het algemeen belang moet afgewogen worden tegen persoonlijke belangen. En dan kunnen er nog tegenstrijdige belangen zijn: sommige mandatarissen vervullen immers meerdere mandaten, hoe maak je in deze gevallen de beste keuze? Om bij zulke vragen houvast te bieden, is deze deontologische code opgemaakt: om inhoud te geven aan bestuurlijke integriteit en te bevorderen dat iedereen daaronder hetzelfde verstaat.

Het integer handelen van de lokale mandatarissen dat door de deontologische code wordt uitgedragen, steunt op de volgende waarden: dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid, vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid.

  • Dienstbaarheid: het handelen van een lokaal mandataris is altijd gericht op het belang van de gemeente en OCMW en op dat van haar burgers en organisaties.
  • Functionaliteit: het handelen van een lokaal mandataris heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult bij het bestuur.
  • Onafhankelijkheid: het handelen van een lokaal mandataris wordt gekenmerkt door onafhankelijkheid en onpartijdigheid, hetgeen betekent dat er geen (schijn van) belangenvermenging optreedt.
  • Openheid: het handelen van een lokaal mandataris is transparant, zodat optimale verantwoording mogelijk is en controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de mandataris en zijn beweegredenen daarbij.
  • Vertrouwelijkheid: de lokale mandataris wendt de informatie en kennis waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt enkel aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.
  • Zorgvuldigheid: het handelen van een lokaal mandataris is zodanig dat alle burgers en organisaties op gelijke wijze, met respect worden behandeld en dat de belangen van betrokken partijen op correcte wijze worden afgewogen.

In de praktijk zullen deze waarden steeds opnieuw moeten afgetoetst en afgewogen worden. Niet alle situaties kunnen immers geregeld worden in de deontologische code. Belangrijk is dat deze afwegingen bewust gebeuren en in volledige openheid. Het publieke belang staat daarbij altijd voorop: het openbaar bestuur is er voor en namens de burgers.

Artikel 1 Toepassingsgebied

De deontologische code is van toepassing op de lokale mandatarissen.

Voor de gemeente worden hieronder begrepen:

  • de voorzitter van de gemeenteraad
  • de gemeenteraadsleden
  • de burgemeester
  • de schepenen

Voor het OCMW worden hieronder begrepen:

  • de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn
  • de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn
  • de voorzitter van het vast bureau
  • de leden van het vast bureau
  • de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst
  • de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst

Artikel 2 Persoonlijk belang

Een lokale mandataris mag zijn/haar invloed en stem niet gebruiken voor het eigen persoonlijk belang. Dat mag ook niet voor het persoonlijk belang van een ander persoon of het belang van een organisatie bij wie hij/zij een directe of indirecte betrokkenheid heeft. Een rechtstreeks ‘belang’ hoeft geen financieel belang te zijn, maar kan ook moreel van aard zijn.

Een lokale mandataris gaat actief en uit zichzelf alle vormen van belangenvermenging, en zelfs de schijn daarvan, tegen. Een lokale mandataris neemt geen deel aan de bespreking en de stemming wanneer er sprake is van een beslissing waarbij belangenvermenging speelt.

Een lokale mandataris beseft dat mogelijke belangenvermenging niet beperkt is tot de bespreking en stemming. Daarom zorgt een lokale mandataris dat er ook geen enkele beïnvloeding is tijdens de andere fases van het besluitvormingsproces.

Een lokale mandataris zorgt dat bij contacten met de burger nooit de schijn gewekt wordt dat particuliere belangen begunstigd (kunnen) worden.

Artikel 3

Een lokale mandataris mag de in artikel 10 van het Decreet Lokaal Bestuur genoemde functies niet uitoefenen.

Een lokale mandataris mag de in artikel 27 §2 van het Decreet Lokaal Bestuur genoemde overeenkomsten en handelingen niet aangaan.

Ter bevordering van de transparantie en om schijn van partijdigheid te voorkomen, meldt een lokale mandataris aan de algemeen directeur welke betaalde en onbetaalde mandaten hij/zij vervult naast het politiek mandaat bij het lokaal bestuur.

Een lokale mandataris meldt aan de algemeen directeur wanneer hij/zij substantiële financiële belangen heeft (bijvoorbeeld aandelen of opties) in een onderneming waarmee de gemeente/het OCMW zaken doet of waarin de gemeente/het OCMW een belang heeft.

De door een lokale mandataris gemelde mandaten en substantiële financiële belangen zijn openbaar en worden ter inzage gelegd. Ook een tussentijds ontstaan mandaat of belang moet meegedeeld worden. De algemeen directeur of een personeelslid dat daartoe door de algemeen directeur werd aangewezen, draagt zorg voor een geactualiseerde openbare lijst van gemelde mandaten en belangen.

Artikel 4 Beïnvloeding door gunsten

Een lokale mandataris mag zijn/haar invloed en stem niet laten kopen of beïnvloeden door geld, goederen, diensten of andere gunsten die hem/haar gegeven of beloofd werden.

Een lokale mandataris moet actief en uit zichzelf de schijn van corruptie tegengaan.

Artikel 5 Het aannemen van relatiegeschenken

Een lokale mandataris neemt geen geschenken aan die hem/haar door zijn/haar functie worden aangeboden. Eventueel uitgezonderd zijn de incidentele, kleine attenties (zoals een bloemetje of een fles wijn) waarbij de schijn van corruptie en beïnvloeding minimaal is én waarbij minstens aan één van de onderstaande voorwaarden voldaan wordt:

  • Het weigeren of teruggeven van het geschenk zou de gever ernstig kwetsen of bijzonder in verlegenheid brengen
  • De overhandiging van het geschenk vindt in het openbaar plaats
  • Het terugbezorgen van het geschenk is praktisch onwerkbaar
  • Het gaat om een prijs die door de lokale mandataris gewonnen wordt bij een tombola of activiteit

Als geschenken in het bezit komen van een lokale mandataris, wordt dit door de lokale mandataris gemeld aan de algemeen directeur.

Afhankelijk van de aard van het geschenk en de omstandigheden waarin het gegeven werd, wordt het ofwel alsnog terugbezorgd, ofwel eigendom van de gemeente/het OCMW. De algemeen directeur registreert deze giften en geeft ze in alle transparantie een gemeentelijke/OCMW bestemming.

De gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn kan in concrete gevallen afwijken van de regels die gelden over het aannemen van geschenken. Dit kan enkel in volledige openbaarheid.

Artikel 6 Het aannemen van persoonlijke geschenken, voordelen en diensten

Een lokale mandataris accepteert geen persoonlijke geschenken, voordelen of diensten van anderen, die hem/haar uit door zijn/haar functie worden aangeboden, ontvangen, tenzij aan alle onderstaande voorwaarden voldaan wordt:

  • Het weigeren ervan maakt het raadswerk onmogelijk of onwerkbaar.
  • De schijn van corruptie of beïnvloeding is minimaal.

Een lokale mandataris gebruikt die persoonlijke geschenken, voordelen of diensten die voor zijn/haar raadswerk aangenomen mogen worden nooit voor privédoeleinden.

Artikel 7 Het aannemen van uitnodigingen

Een lokale mandataris accepteert uitnodigingen (lunches, diners, recepties en andere) die door anderen betaald of gefinancierd worden enkel wanneer aan alle onderstaande voorwaarden voldaan wordt:

  • De uitnodiging behoort tot de uitoefening van het raadswerk.
  • De aanwezigheid kan worden beschouwd als functioneel (protocollaire taken, formele vertegenwoordiging van de gemeente/het OCMW, …).
  • De schijn van corruptie of beïnvloeding is minimaal.

Artikel 8 Het accepteren van reizen, verblijven en werkbezoeken

Een lokale mandataris accepteert werkbezoeken, waarbij reis- en verblijfkosten door anderen betaald worden alleen bij hoge uitzondering. De invitatie kan alleen geaccepteerd worden wanneer het bezoek aantoonbaar van belang is voor de gemeente/het OCMW en de schijn van corruptie of beïnvloeding minimaal is.

De lokale mandataris neemt een zekere terughoudendheid in acht voor bezoeken die door bedrijven worden georganiseerd.

  • In de voorbereidende fase van belangrijke werken, leveringen en diensten gaan mandatarissen niet in op uitnodigingen van bedrijven
  • Aan bedrijven waarvoor het lokale bestuur vergunningen moet afleveren, of waarvoor het lokale bestuur adviezen moet uitbrengen, kunnen, in de periode tussen de aanvraag en de eigenlijke toekenning van de vergunning of de bepaling van het advies, geen bezoeken worden afgelegd door mandatarissen.

Artikel 9 Het gebruik van faciliteiten en middelen van het lokaal bestuur

Een lokale mandataris houdt zich aan de regels die vastgelegd zijn over het gebruik van faciliteiten en middelen van het lokaal bestuur.

Een lokale mandataris houdt zich aan de regels die vastgesteld zijn voor het gebruik van interne voorzieningen die voor het raadswerk worden voorzien zoals opgenomen in het huishoudelijk reglement.

Een lokale mandataris houdt zich aan de regels over onkostenvergoedingen zoals vastgesteld in het huishoudelijk reglement.

Artikel 10 Omgaan met informatie

De gemeenteraad/De raad voor maatschappelijk welzijn werkt onder het principe van principiële openbaarheid. Zij ziet erop toe dat het college van burgemeester en schepenen/het vast bureau alle relevante informatie aangaande dossiers, stukken en akten openbaar toegankelijk maakt, die een raadslid nodig heeft voor de uitoefening van zijn/haar taak. Daarnaast kunnen de raadsleden mondeling of schriftelijk inlichtingen vragen aan het college/vast bureau. De wijze waarop dit gebeurt, wordt vastgesteld in het huishoudelijk reglement.

Een lokale mandataris communiceert eerlijk over de redenen en motieven op basis waarvan hij/zij individueel gestemd heeft. Daarnaast communiceert een lokale mandataris eerlijk over de reden en motieven op basis waarvan de raad als geheel de beslissing genomen heeft.

Artikel 11

Een lokale mandataris is gebonden aan het beroepsgeheim wanneer hij/zij door de functie van lokale mandataris kennis krijgt van geheimen die door personen aan de gemeente/ het OCMW zijn toevertrouwd. Bekendmaking van deze geheimen is verboden, behalve wanneer de wet de openbaring oplegt of mogelijk maakt.

Naast het strenge beroepsgeheim geldt eveneens een geheimhoudingsplicht voor lokale mandatarissen. Deze plicht beschermt wat besproken wordt tijdens een besloten vergadering (feiten, meningen, overwegingen…).

Een lokale mandataris heeft een algemene discretieplicht. Hij/zij gaat op discrete en voorzichtige wijze om met de informatie die hem/haar toekomt in de uitoefening van zijn/haar functie. Het gaat daarbij over bepaalde informatie niet verspreiden, maar ook over het plaatsen van informatie in de juiste context en zich te realiseren dat informatie ook uit de context kan worden gehaald.

Een lokale mandataris gebruikt de informatie die hij/zij kreeg door de uitoefening van zijn/haar functie enkel voor zijn/haar raadswerk en niet voor zijn/haar persoonlijk belang of voor het persoonlijk belang van anderen.

Een lokale mandataris maakt brieven niet openbaar en stuurt e-mails niet door wanneer het niet zeker is dat de afzender daarmee zou instemmen. Bij twijfel over de bedoeling van de afzender wordt de expliciete toestemming gevraagd.

Artikel 12

Een lokale mandataris communiceert eerlijk over de redenen en motieven op basis waarvan hij/zij individueel gestemd heeft. Daarnaast communiceert een lokale mandataris eerlijk over de reden en motieven op basis waarvan de raad als geheel de beslissing genomen heeft.

Optreden als bemiddelaar tussen burger en bestuur

Artikel 13 Uitgangspunten

De lokale mandatarissen gebruiken voor de omschrijving van hun eigen dienstverleningsactiviteiten geen termen die verwarring creëren met officieel door overheden ingestelde dienstverlening (dus bv niet de termen ombudsman, ombudsvrouw, ombudsdienst, klachtendienst, klachtenmanagement of andere vergelijkbare samenstellingen met ombud en klacht).

Elke vorm van rechtstreekse dienstverlening, informatiebemiddeling of doorverwijzing gebeurt zonder enige materiële of geldelijke tegenprestatie van welke aard ook en mag geen vorm van cliëntenwerving inhouden.

De lokale mandatarissen moeten op dezelfde gewetensvolle manier ten dienste staan van alle burgers die op hun dienstverlening een beroep doen zonder onderscheid van geslacht, ras, huidskleur, afstamming, sociale stand, nationaliteit, filosofische overtuiging, partijvoorkeur of persoonlijke gevoelens.

Artikel 14 De lokale mandataris als informatiebemiddelaar

Het behoort tot de wezenlijke taken van de lokale mandataris informatie te verstrekken over de diensten die instaan voor de informatieverstrekking en over de manier waarop de burger zelf informatie kan opvragen in het kader van de openbaarheid van bestuur.

De lokale mandatarissen stellen informatie ter beschikking over de werking van de klantendienst die instaat voor het behandelen van meldingen.

Bepaalde informatie mag door de lokale mandatarissen niet verstrekt worden ondanks het feit dat ze er door hun functie of de bepalingen van het inzagerecht over beschikken.

Het betreft ondermeer

  • informatie waarop degene die er om verzoekt geen recht kan laten gelden
  • informatie die overeenkomstig de bepalingen inzake privacy en openbaarheid van bestuur niet mag meegedeeld worden.

De lokale mandatarissen verwijzen, waar mogelijk, vraagstellers door naar de bevoegde administratieve diensten. Waar het gaat over de behandeling van klachten en/of conflicten, worden de belanghebbenden in eerste instantie doorverwezen naar de bevoegde klachtendienst.

Artikel 15 De lokale mandataris als administratieve begeleider en ondersteuner

De lokale mandatarissen kunnen de burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie of met betrokken instanties. Zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te verkrijgen over de stand van zaken van een dossier, daarover verdere uitleg en verantwoording te vragen, en vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers.

Bij het ondersteunen en begeleiden van vraagstellers, respecteren de lokale mandatarissen de onafhankelijkheid van de ambtenaren en diensten, de objectiviteit van de procedures en de termijnen die als normaal beschouwd worden voor de afhandeling van soortgelijke dossiers.

Wanneer de lokale mandatarissen optreden als administratief begeleider of ondersteuner van de burger wordt de eventuele briefwisseling terzake uitsluitend op naam van de burger gesteld. Er wordt op geen enkele wijze melding gemaakt van de ondersteunende en begeleidende rol van de lokale mandataris.

Artikel 16 Tussenkomsten

Bespoedigingstussenkomsten zijn tussenkomsten via dewelke lokale mandatarissen een administratieve procedure proberen te bespoedigen in gevallen of in dossiers die zonder die tussenkomst een regelmatige afloop of resultaat zouden krijgen, maar dan na verloop van een mogelijk langere verwerkings- of behandelingstermijn. Dergelijke tussenkomsten, die een ongelijke behandeling van de betrokken burgers inhouden, zijn verboden.

Het bespoedigen van het dossier van de ene houdt immers automatisch het vertragen van de behandeling van andere dossiers in, wat een vorm van favoritisme is.

Worden niet beschouwd als bespoedigingstussenkomsten en zijn dus toegestaan:

  • vragen naar de redenen en oorzaken van de langdurige of laattijdige behandeling van een dossier
  • het vestigen van de aandacht op of het meedelen, aan de behandelende ambtenaar of dienst, van bijzondere gegevens en relevante informatie die een versnelde behandeling van het dossier, gelet op de hoogdringendheid ervan, objectief rechtvaardigen
  • vragen om toelichting bij de toepasselijke regelgeving
  • vragen met betrekking tot de elementen en motieven die aan een genomen beslissing ten grondslag liggen

Begunstigingstussenkomsten zijn tussenkomsten waarbij de lokale mandataris zijn voorspraak aanwendt om de afloop of het resultaat van een zaak of van een dossier te beïnvloeden in de door de belanghebbende burger gewenste zin.

Dergelijke tussenkomsten zijn verboden.

Tussenkomsten bij selectievoerende instanties, die tot doel hebben het bevorderen van kansen op benoeming, aanstelling en bevordering in de administratie zijn niet toegestaan.

Lokale mandatarissen die om steun gevraagd worden door of voor kandidaten die een functie, aanstelling of bevordering ambiëren, delen betrokkene mee dat de aanstelling, de benoeming of de bevordering gebeurt op basis van de geldende normen en procedures. Zij verwijzen de belanghebbende naar de bevoegde dienst of instantie.

Lokale mandatarissen mogen occasioneel en op eigen initiatief personen aanbevelen bij werkgevers in de particuliere sector. Ze mogen geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers.

Worden niet beschouwd als begunstigingstussenkomsten en zijn dus toegestaan:

  • informatie inwinnen en doorgeven over de voorwaarden en de organisatie van examens en bekwaamheidstests en de procedures voor benoemingen, aanstellingen en bevorderingen.
  • het uitoefenen van toezicht op het correcte verloop en de objectiviteit van examens en bekwaamheidstests en de procedures voor benoemingen, aanstellingen en bevorderingen, zonder zich in het verloop ervan te mengen of er in te interveniëren met het oog op de beïnvloeding van het resultaat en/of van de beoordeling
  • het informeren van belangstellenden over werkaanbiedingen en vacatures in de particuliere en in de overheidssector. Voor die informatietaak mogen zij geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers.

Artikel 17 Onderlinge omgang en afspraken over vergaderingen

Raadsleden gaan respectvol om met elkaar, de leden van het college/ het vast bureau, de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst en de personeelsleden van de gemeente en het OCMW.

Raadsleden richten zich tot elkaar, de leden van het college/het vast bureau en de leden van het bijzonder comité, de algemeen directeur en de andere personeelsleden op een correcte wijze en dit zowel verbaal, non-verbaal als schriftelijk, inclusief de elektronische communicatie.

Lokale mandatarissen houden zich tijdens vergaderingen van de politieke organen aan het huishoudelijk reglement en volgen de aanwijzingen van de voorzitter hierover op.

Lokale mandatarissen onthouden zich in het openbaar, dus ook in openbare raads- en commissievergaderingen, van negatieve uitlatingen over individuele personeelsleden.

Naleving en handhaving van de deontologische code

Er zijn verschillende fasen te onderscheiden die spelen bij het toezien op de naleving van de deontologische code, namelijk:

  • het voorkomen van mogelijke schendingen
  • het signaleren van vermoedens van schendingen van de deontologische code
  • het behandelen van vermoedens van schendingen van de deontologische code
  • het eventueel zich uitspreken over schendingen van de deontologische code

Artikel 20 Het voorkomen van mogelijke schendingen

De lokale mandatarissen engageren zich om deze deontologische code na te leven. Wanneer een lokale mandataris twijfelt of een handeling die hij/zij wil verrichten een overtreding van de code zou kunnen zijn, wint het lid hierover advies in bij de algemeen directeur of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.

Wanneer een lokale mandataris twijfelt over een nog niet uitgevoerde handeling van een andere lokale mandataris, dan waarschuwt hij/zij die persoon. De lokale mandataris verwoordt de twijfels en verwijst de betrokkene zo nodig door naar de algemeen directeur of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.

Artikel 22 Het signaleren van vermoedens van schendingen

Wanneer een lokale mandataris vermoedt dat een regel van de deontologische code is overtreden door een andere lokale mandataris, dan kan hij/zij hiervan melding van maken bij de algemeen directeur of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.

Indien het vermoeden van een schending blijft bestaan, meldt de lokale mandataris dit aan de voorzitter van de gemeenteraad/de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, die dan meteen doorverwijst naar de daartoe aangewezen persoon of instantie om een vooronderzoek te doen.

Artikel 23 Het behandelen van vermoedens van schendingen van de deontologische code

Wanneer er na vooronderzoek door de aangewezen instantie een concreet vermoeden bestaat dat een lokale mandataris een regel van de deontologische code heeft overtreden, kan opdracht gegeven worden tot het verrichten van een uitgebreid onderzoek hiernaar.

Artikel 24 Het zich uitspreken over schendingen

Wanneer vaststaat dat er sprake is van overtreding van een regel van de deontologische code, kan dit leiden tot een uitspraak van de gemeenteraad/de raad voor maatschappelijk welzijn over de betreffende mandataris die de schending heeft begaan.

Artikel 25 Evalueren van de deontologische code

Minimaal één keer per bestuursperiode evalueren de fractievoorzitters deze deontologische code. Ze bekijken of de code nog actueel is, nog goed werkt en of ze nageleefd wordt. Het fractievoorzittersoverleg brengt hierover verslag uit aan de gemeenteraad.

 

Zie ook

Meer info