Goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn op 16 september 2019, aangepast op maandag 25 april 2022 en gepubliceerd op deze website op donderdag 28 april 2022. Het huishoudelijk reglement bepaalt, in toepassing van artikel 38 van het decreet lokaal bestuur, de werking van de OCMW-raad.
Kantooruren en berekening van termijnen
Artikel 1
De raadsleden kunnen in het gemeentehuis altijd terecht tijdens volgende kantooruren: van maandag tot en met donderdag van 9 uur tot 12 uur en van 14 uur tot 16 uur, de maandagavond van 18.30 uur tot 20.30 uur en de vrijdag van 9 uur tot 12 uur.
Artikel 2
Indien er geen akte of gebeurtenis is die de termijn doet ingaan, wordt de termijn berekend door terug te tellen vanaf de gebeurtenis die de termijn doet eindigen. De dag van de gebeurtenis die de termijn doet eindigen is niet in de termijn inbegrepen. De dag van de verzending (per post) is ook niet in de termijn begrepen. De dag van de bezorging (per e-mail of per bode) is wel begrepen in de termijn.
Dit kan geïllustreerd worden aan de hand van een voorbeeld. Overeenkomstig artikel 20 van het decreet lokaal bestuur moet de oproeping in principe ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. Dit houdt in dat, als er maandag 25 februari 2019 een vergadering voorzien is, de oproeping moet worden bezorgd ten laatste op zondag 17 februari 2019. Rekening houdend met de kantooruren zal in principe de agenda per e-mail vrijdag 15 februari 2019 toegekomen zijn.
Overeenkomstig artikel 21 van het decreet lokaal bestuur kunnen raadsleden uiterlijk vijf dagen voor de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Dat wil dus zeggen dat de OCMW-raadsleden tot uiterlijk woensdag 20 februari 2019 agendapunten kunnen toevoegen en dit tot 15 uur.
Bijeenroeping
Artikel 3§1
De OCMW-raad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar. (artikel 18, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 3§2
De voorzitter van de OCMW-raad beslist tot bijeenroeping van de OCMW-raad en stelt de agenda van de vergadering op. De voorzitter kan de gemeente- en OCMW-raad bijeenroepen door een gezamenlijke oproeping met als bedoeling de vergaderingen aansluitend te laten plaats vinden. Hierbij stelt de voorzitter voor gemeente en OCMW duidelijk onderscheiden agenda’s op. (artikel 19 en 20, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 3§3
De oproeping wordt verzonden via e-mail vanuit het digitale dossierprogramma. De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden ter beschikking gesteld op de wijze voorzien in artikel 11, §1 van dit reglement.
Artikel 3§4
De voorzitter van de OCMW-raad moet de OCMW-raad bijeenroepen op verzoek van:
- een derde van de raadsleden;
- een vijfde van de raadsleden als zes weken na de datum van de vorige raad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus;
- het vast bureau.
In hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur, met kopie aan het secretariaat, moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een duidelijke titel en een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De algemeen directeur bezorgt vervolgens de voorstellen aan de voorzitter van de OCMW-raad. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in artikel 4 van dit reglement, kan nakomen.
De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. (artikel 19, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 4§1
De oproeping (of gezamenlijke oproeping) wordt tenminste acht dagen vóór de dag van de vergadering bezorgd aan de OCMW-raadsleden. (artikel 20, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode afgeweken worden. Een gezamenlijke oproeping in spoedeisende gevallen kan enkel als er zowel voor de gemeenteraad als de OCMW-raad spoedeisende punten zijn.
(artikel 19, 20, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 4§2
De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Een gezamenlijke oproeping bevat duidelijk onderscheiden agenda’s voor de gemeenteraad en de OCMW-raad. (artikel 20, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 5§1
OCMW-raadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering, ten laatste om 15 uur, punten aan de agenda van de OCMW-raad toevoegen. Daarvoor bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, met kopie aan het secretariaat, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de OCMW-raad. Noch een lid van het vast bureau, noch het vast bureau als orgaan, kan van deze mogelijkheid gebruik maken. (artikel 21, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 5§2
De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de OCMW-raad onmiddellijk mee aan de OCMW-raadsleden, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen. (artikel 21, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Openbare of besloten vergadering
Artikel 6§1
De vergaderingen van de OCMW-raad zijn openbaar. (artikel 28, §1, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 6§2
De vergadering is niet openbaar als:
- het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;
- de OCMW-raad met twee derde van de aanwezige leden en gemotiveerde beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.
(artikel 28, §1, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
De vergaderingen over de beleidsrapporten (=het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar. (artikel 249 decreet lokaal bestuur)
Artikel 7
De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Bij een gezamenlijke oproeping opent de voorzitter eerst de openbare zitting van de gemeenteraad, waarbij hij de vergadering van de gemeenteraad schorst nadat de agenda van het openbare deel afgewerkt is. Tijdens deze schorsing van de gemeenteraad opent de voorzitter de OCMW-raad waarna de agenda van de OCMW-raad volledig afgewerkt wordt. Na het sluiten van de vergadering van de OCMW-raad, opent de voorzitter het besloten deel van de gemeenteraad. Als tijdens de openbare vergadering van de OCMW-raad blijkt dat de behandeling van een punt in besloten zitting moet voortgezet worden, kan de openbare vergadering van de OCMW-raad, enkel met dat doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering van de OCMW-raad blijkt dat de behandeling van een punt in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende OCMW-raad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten zitting, enkel met dat doel, onderbroken worden.
(artikel 28, §2, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 8
De OCMW-raadsleden, en alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de OCMW-raad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht. (artikel 29, §4, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Informatie voor raadsleden en publiek
Artikel 9
Alle bestuursdocumenten worden bekendgemaakt en raadpleegbaar gemaakt conform artikels 285, 286 en 287 van het decreet lokaal bestuur en conform het besluit van de Vlaamse Regering van 20 april 2018 over de bekendmaking en raadpleegbaarheid van besluiten en stukken van het lokaal bestuur.
Artikel 10
Behalve in spoedeisende gevallen worden plaats, dag, uur, agenda en de voorstellen van beslissingen voor zover deze vatbaar zijn voor openbaarmaking, van de vergaderingen van de OCMW-raad uiterlijk acht dagen voor de vergadering openbaar gemaakt, zodat het publiek er kan van kennis nemen op elk moment. De door de raadsleden toegevoegde agendapunten en de agenda, opgemaakt in spoedeisende gevallen, worden openbaar gemaakt binnen de 24 uur na het toevoegen van de punten of opmaken van de agenda en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering. Deze openbaarmaking gebeurt door de publicatie op de website. De aanwezigen in de OCMW-raadszaal kunnen de behandeling van de agenda volgen via projectie op een scherm. Er worden ook papieren exemplaren van de agenda beschikbaar gesteld voor het aanwezige publiek. Het openbaar deel van de vergadering van de OCMW-raad kan worden beluisterd via de website.
Artikel 11§1
Voor elk agendapunt worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, via toegang tot het digitale dossierprogramma ter beschikking gehouden van de raadsleden.
Artikel 11§2
Elk ontwerp van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en jaarrekening, worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop het ontwerp besproken wordt aan ieder lid van de OCMW-raad bezorgd. Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking gesteld. Deze stukken worden op dezelfde wijze bezorgd aan de raadsleden zoals de dossiers vermeld in in artikel 11 § 1. van dit reglement. (artikel 249 decreet lokaal bestuur)
Artikel 11§3
Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van de OCMW-raad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. De raadsleden richten hun verzoek mondeling of per e-mail aan de algemeen directeur. Op een schriftelijk vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren tenzij anders wordt overeengekomen. (artikel 20, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 12§1
De OCMW-raadsleden hebben recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van de gemeente betreffen. (artikel 75 decreet lokaal bestuur)
Artikel 12§2
De notulen van het vast bureau worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het vast bureau volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, ter beschikking gesteld aan de OCMW-raadsleden via de digitale toepassing. (artikel 83 decreet lokaal bestuur)
Artikel 12§3
De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de OCMW-raad en die bestemd is voor de OCMW-raad, wordt meegedeeld aan de gemeenteraadsleden.
Artikel 12§4
Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de dagen en uren dat de diensten geopend zijn:
- de budgetten van vorige dienstjaren van het OCMW en de extern verzelfstandigde agentschappen van het OCMW;
- de rekeningen van vorige dienstjaren van het OCMW en de extern verzelfstandigde agentschappen van het OCMW;
- de jaarverslagen van vorige dienstjaren van het OCMW en de extern verzelfstandigde agentschappen van het OCMW;
- de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de OCMW-raad;
- de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van het vast bureau;
- het register van de inkomende en uitgaande stukken van het huidige jaar.
Artikel 12§5
Alle andere documenten en dossiers dan die in artikel 11 en artikel 12, § 2 tot § 4, die betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, kunnen door de raadsleden ter plaatse geraadpleegd worden. Het vast bureau zal de dagen en uren bepalen waarop de raadsleden deze andere documenten kunnen raadplegen. Om het vast bureau in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, delen de raadsleden aan het vast bureau schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen. Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien. Het raadslid, dat de in deze § bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage.
Artikel 12§6
De OCMW-raadsleden kunnen, behalve voor dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen, een afschrift verkrijgen van dossiers, stukken en akten tegen kostprijs. De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift via een formulier dat hen daartoe ter beschikking wordt gesteld. (artikel 75 decreet lokaal bestuur)
Artikel 12§7
De OCMW-raadsleden hebben het recht de instellingen van het OCMW en diensten die het OCMW opricht en beheert te bezoeken. Om het vast bureau in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur. Tijdens het bezoek van een inrichting van het OCMW mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker. (artikel 29, §2 en §3, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 13
De OCMW-raadsleden hebben het recht om mondelinge en schriftelijke vragen te stellen aan het vast bureau. Daarvoor is geen toegelicht voorstel van beslissing nodig. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering van de OCMW-raad kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over aangelegenheden van het OCMW, die niet op de agenda van de OCMW-raad staan. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord. (artikel 31, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Quorum
Artikel 14
Vooraleer aan de vergadering van de OCMW-raad deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld.
Artikel 15§1
De OCMW-raad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden van de OCMW-raad aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. (artikel 26, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 15§2
De OCMW-raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen. (artikel 26, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Wijze van vergaderen
Artikel 16§1
De voorzitter zit de vergaderingen van de OCMW-raad voor, en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. (artikel 24, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 16§2
Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het decreet lokaal bestuur. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.
Artikel 17§1
De voorzitter van de OCMW-raad geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen. De OCMW-raad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist.
Artikel 17§2
Een punt dat niet op de agenda van de OCMW-raad voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. (artikel 23, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 18§1
Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter van de OCMW-raad welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden.
Artikel 18§2
Indien de OCMW-raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen. De voorzitter kan aan de algemeen directeur vragen om toelichtingen te geven.
Artikel 19
Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking aldus wordt geschorst:
- om te vragen dat men niet zal besluiten;
- om de verdaging te vragen;
- om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden;
- om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden;
- om naar het reglement te verwijzen.
Artikel 20
De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd.
Artikel 21
Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Als een OCMW-raadslid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Artikel 22§1
De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. (artikel 25, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 22§2
De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene. (artikel 25, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 23
Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
Artikel 24
Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 25
Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.
Wijze van stemmen
Artikel 26§1
Voor elke stemming in de OCMW-raad omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
Artikel 26§2
De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. (artikel 33, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 27§1
De OCMW-raad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport. (artikel 249, §3 decreet lokaal bestuur)
Artikel 27§2
De OCMW-raad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport. In afwijking daarvan kan elk lid van de OCMW-raad de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het OCMW-deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de OCMW-raad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming. Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de OCMW-raad. Als de gemeenteraad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de gemeenteraad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering. (artikel 249, §4 decreet lokaal bestuur)
Artikel 28§1
De leden van de OCMW-raad stemmen niet geheim, behalve in de gevallen bedoeld in §4. (artikel 34, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 28§2
Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen:
- de stemming bij de elektronisch uitgebrachte naamstemming;
- de mondelinge stemming;
- de geheime stemming.
Artikel 28§3
De OCMW-raadsleden stemmen bij elektronisch uitgebrachte naamstemming behalve
- wanneer dit technisch of organisatorisch niet mogelijk is; in dat geval wordt mondeling gestemd.
- als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt.
(artikel 34, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 28§4
Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:
- de vervallenverklaring van het mandaat van lid van de OCMW-raad en van lid van het vast bureau;
- het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de bestuursorganen van het OCMW en van de vertegenwoordigers van het OCMW in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;
- individuele personeelszaken.
(artikel 34, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 29
De stemming bij elektronisch uitgebrachte naamstemming geschiedt als volgt. Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in artikel 26, § 1 van dit reglement kondigt hij aan dat de stemming over het agendapunt wordt geopend. De raadsleden kunnen ja (voor) stemmen, neen (tegen) stemmen of zich onthouden door op de corresponderende druktoets van het elektronisch stemsysteem op hun zitplaats (elk raadslid neemt plaats op de hem of haar toegewezen zitplaats) te drukken. Tot de stemronde wordt beëindigd, kan een raadslid zijn stemgedrag nog wijzigen door gebruik te maken van de druktoetsen. De laatst gekozen druktoets wordt geregistreerd als de definitieve stem van het raadslid.
Artikel 30§1
De mondelinge stemming geschiedt door, elk raadslid ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken. Zij doen dat (met uitzondering van de voorzitter) in volgorde van de rangorde.
Artikel 30§2
De voorzitter stemt als laatste, behalve bij geheime stemming. Wanneer er na de stem van de voorzitter evenveel stemmen voor als tegen het voorstel zijn, dan is er staking van stemmen en is het voorstel verworpen (behalve in de gevallen van artikel 33 van dit reglement). De stem van de voorzitter is niet doorslaggevend bij staking van stemmen. (artikel 33 en 34, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 31
Voor een geheime stemming wordt gebruik gemaakt van het elektronisch stemsysteem. De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich.
Artikel 32
Indien elektronisch uitgebrachte stemming technisch of organisatorisch niet mogelijk is, wordt er bij geheime stemming gebruik gemaakt van stembriefjes en éénvormig schrijfgerief. Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de jongste twee raadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.
Artikel 33
Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
(artikel 35, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Notulen, zittingsverslag en ondertekening
Artikel 34§1
De notulen van de OCMW-raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de OCMW-raad geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. (artikel 278, §1 decreet lokaal bestuur)
Artikel 34§2
De zittingsverslagen van de vergaderingen van de OCMW-raad bestaan uit een audio-opname van de openbare zitting van de OCMW-raad. Een raadslid kan vragen om in het zittingsverslag de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen. (artikel 278, §1 decreet lokaal bestuur)
Artikel 34§3
Als de OCMW-raad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 6, §2 en artikel 7 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld. (artikel 278, §1 decreet lokaal bestuur)
Artikel 35§1
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de OCMW-raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet lokaal bestuur. (artikel 32, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 35§ 2
De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering ter beschikking via het digitale dossierprogramma. Het zittingsverslag van de vorige vergadering wordt, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering ter beschikking gesteld via de website. (artikel 32, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 35§3
Elk lid van de OCMW-raad heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend. In het geval de OCMW-raad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de OCMW-raad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. (artikel 32, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 35§4
Zo dikwijls de OCMW-raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door algemeen directeur en de meerderheid van de aanwezige raadsleden ondertekend.
(artikel 32, volgens artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Artikel 36§1
De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 36§ 2
De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279, §1 tot §3 en §5 van het decreet lokaal bestuur, worden ondertekend door de voorzitter van het vast bureau en medeondertekend door de algemeen directeur.
Artikel 36§3
De raad voor maatschappelijk welzijn kan in het huishoudelijk reglement bepalen door wie en op welke wijze de andere stukken van het OCMW dan de stukken, vermeld in § 1 tot en met §5, worden ondertekend, en, als dat nodig wordt geacht, medeondertekend.
Voor volgende documenten wordt een handtekendelegatie voorzien.
Enkele handtekening, door de begeleidende maatschappelijk werker:
- Louter informatieve boodschappen (bv. uitnodiging afspraak)
- Brieven en stukken in functie van het begeleidingstraject (bv. brieven aan derden omtrent rechten)
- Opvragen van informatie in functie van een lopend sociaal onderzoek (bv. bewijzen inkomsten)
Enkele handtekening, door de begeleidende maatschappelijk werker of door het diensthoofd van de sociale dienst (indien geen begeleiding lopende is):
- Brieven naar aanleiding van betaalachterstand huurwaarborglening bij het Vlaams woningfonds
- Kennisgeving mogelijkheid tot aanvraag sociaal-pedagogische toelage en minimale levering aardgas
- Uitnodigingen voedselpakketten OCMW Westerlo
(artikel 279 decreet lokaal bestuur)
Artikel 36§4
De voorzitter van het vast bureau en de algemeen directeur kunnen hun bevoegdheid tot ondertekening opdragen aan respectievelijk aan een of meer leden van het vast bureau en een of meer personeelsleden van het OCMW conform artikel 280 en artikel 283 van het decreet lokaal bestuur. (artikel 280 en 283 decreet lokaal bestuur)
Fracties
Artikel 37
In de OCMW-raad wordt niet gewerkt met fracties. (artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Raadscommissies
Artikel 38
In de OCMW-raad wordt niet gewerkt met raadscommissies. (artikel 74 decreet lokaal bestuur)
Vergoeding raadsleden
Artikel 39§1
Aan de OCMW-raadsleden, met uitzondering van de voorzitter en de leden van het vast bureau, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:
- de vergaderingen van de OCMW-raad die niet aansluit op een vergadering van de gemeenteraad;
- de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de intern verzelfstandigde agentschappen;
- de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de verenigingen of vennootschappen voor maatschappelijk welzijn;
- de vergadering waarvoor men in principe recht op presentiegeld heeft, maar waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt;
- de vergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond;
- de vergaderingen die werden hervat op een andere dag.
(artikel 73 decreet lokaal bestuur en artikel 15, lid 2 van het Besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris.)
Artikel 39§2
Het presentiegeld bedraagt 213,33 euro (geïndexeerd – oktober 2018). De voorzitter van de OCMW-raad ontvangt geen dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de OCMW-raad die hij voorzit.
Artikel 40§1
Conform de dienstverlening, zoals bepaald in dit reglement, wordt er voor elk lid van de OCMW-raad één laptop in bruikleen voorzien met toegang tot de nodige bronnen. Alle OCMW-raadsleden krijgen een beveiligde toegang tot het digitale dossierprogramma en toegang tot internet via hun laptop. In een daartoe voorbehouden lokaal kunnen de OCMW-raadsleden alle nodige informatie inkijken.
Artikel 40§2
Het presentiegeld wordt geacht alle kosten te dekken verbonden aan de uitoefening van het mandaat, zoals de werkingskosten van de fracties, verplaatsingskosten en kosten veroorzaakt door de specifieke gezinssituatie van het raadslid.
Artikel 40§3
OCMW-raadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, (ingericht door overheidsinstanties, onderwijsinstellingen of de VVSG), terugvorderen van het OCMW, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken. De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s. De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur.
(artikel 17, §3 decreet lokaal bestuur en artikel 35 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris)
Artikel 40§4
Het OCMW sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de OCMW-raadsleden. Het OCMW sluit daarnaast ook een verzekering af voor ongevallen die de OCMW-raadsleden overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun ambt.
(artikel 17, §5, volgens artikel 73 decreet lokaal bestuur en Hoofdstuk 9 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris)
Verzoekschriften
Artikel 41§1
Verzoekschriften aan de organen van het OCMW zijn één van de participatiemogelijkheden, vermeld in artikel 304 van het decreet lokaal bestuur. De andere participatiekanalen, met name voorstellen en vragen aan burgers, worden geregeld in een participatiereglement.
Artikel 41§2
Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van het OCMW in te dienen. (artikel 304, §2 decreet lokaal bestuur)
Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn. De organen van het OCMW zijn de OCMW-raad, het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst, de voorzitter van de OCMW-raad, de voorzitter van het vast bureau, de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst, de algemeen directeur en elk ander orgaan van het OCMW dat als overheid optreedt.
Artikel 41§3
De verzoekschriften worden aan het orgaan van het OCMW gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.
Artikel 41§4
Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van het OCMW behoort, zijn onontvankelijk. Verzoekschriften die duidelijk tot de bevoegdheid van de gemeente behoren, worden overgemaakt aan het bevoegde orgaan van de gemeente. De indiener wordt daarvan op de hoogte gebracht.
Artikel 41§5
Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:
- de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;
- het louter een mening is en geen concreet verzoek;
- de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend;
- het taalgebruik ervan beledigend is.
Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.
Artikel 42§1
Is het een verzoekschrift voor de OCMW-raad, dan plaatst de voorzitter van de OCMW-raad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende OCMW-raad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.
Artikel 42§2
De OCMW-raad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het vast bureau of naar het bijzonder comité voor de sociale dienst verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.
Artikel 42§3
De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van het OCMW. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
Artikel 42§4
Het betrokken orgaan van het OCMW verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.
Bepalingen over het bijzonder comité voor de sociale dienst
Artikel 43§1
Het presentiegeld dat toegekend wordt aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst (of de plaatsvervanger als die aanwezig is) bedraagt 213,33 euro (geïndexeerd – oktober 2018). (artikel 107 decreet lokaal bestuur)
Artikel 43§2
De bepalingen in § 2, § 3 en § 4 van artikel 40 van dit reglement zijn overeenkomstig van toepassing op de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst. (artikel 107 decreet lokaal bestuur)
Artikel 43§3
Er kunnen plaatsvervangers worden aangeduid die de effectieve leden van het bijzonder comité vervangen als die afwezig zijn. Deze plaatsvervangers moeten lid zijn van de OCMW-raad en worden aangewezen door een meerderheid van de leden van de raad die de voordrachtakte ondertekend hebben van het effectieve lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst. (artikel 105, §2 decreet lokaal bestuur)
De aanduiding van bedoelde plaatsvervangers maakt het voorwerp uit van een specifiek en afzonderlijk raadsbesluit. Wanneer een nieuw lid verkozen wordt in het bijzonder comité voor de sociale dienst, moet ook de plaatvervanger vernieuwd worden. Het kan daarbij gaan om hetzelfde raadslid.
Communicatie met de OCMW-verenigingen: welzijnsverenigingen
Artikel A1§1
De vertegenwoordigers van de OCMW-raad in een welzijnsvereniging, worden door de raadsleden in hun midden aangeduid door een geheime stemming in een stemronde, waarbij elk raadslid één stem krijgt. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen. (artikel 484, §1 decreet lokaal bestuur)
Artikel A1§2
Als het mandaat van afgevaardigde in de bestuursorganen een einde neemt of bij een verhindering kunnen de OCMW-raadsleden van de lijst die het betreffende lid heeft voorgedragen, samen een kandidaat-lid aanwijzen, behalve als de vertegenwoordiger in de bestuursorganen van de vereniging was verkozen als jongste in jaren bij staking van stemmen. Als deze vervanging niet kan plaatsvinden of niet plaatsvindt binnen zestig dagen wordt in de vervanging voorzien, zoals in artikel A1, §1 van dit reglement. (artikel 484, §1 decreet lokaal bestuur)
Artikel A2§1
De statuten van de welzijnsvereniging vermelden de wijze waarop de OCMW-raadsleden in kennis worden gesteld van de agenda van de bestuurs- en beheersorganen van de vereniging. (artikel 477 decreet lokaal bestuur)
Artikel A2§2
De statuten van de welzijnsvereniging vermelden de wijze waarop de OCMW-raadsleden in kennis worden gesteld van de notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur en het orgaan van dagelijks bestuur en alle documenten waarnaar verwezen wordt in de notulen. Deze worden, indien een lid van de OCMW-raad dat wenst, in elk geval elektronisch ter beschikking gesteld. (artikel 477 decreet lokaal bestuur)
Communicatie met de OCMW-verenigingen: autonome verzorgingsinstelling
Artikel B1§1
De vertegenwoordigers van de OCMW-raad in een autonome verzorgingsinstelling, worden door de raadsleden in hun midden aangeduid door een geheime stemming in een stemronde, waarbij elk raadslid één stem krijgt. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen. (artikel 484, §1, volgens artikel 500 decreet lokaal bestuur)
Artikel B1§2
De OCMW-raad kan in de autonome verzorgingsinstelling ook deskundigen aanduiden die geen lid zijn van de OCMW-raad. Dit kan door een beslissing die genomen wordt bij het begin van de legislatuur. Het aantal deskundigen dat geen raadslid is, kan maximaal een derde zijn van het aantal door de OCMW-raad aangewezen vertegenwoordigers.
(artikel 497 decreet lokaal bestuur)
Artikel B1§3
Als het mandaat van afgevaardigd raadslid in de bestuursorganen een einde neemt of bij een verhindering kunnen de OCMW-raadsleden van de lijst die het betreffende lid heeft voorgedragen, samen een kandidaat-lid aanwijzen, behalve als de vertegenwoordiger in de bestuursorganen van de vereniging was verkozen als jongste in jaren bij staking van stemmen. Als deze vervanging niet kan plaatsvinden of niet plaatsvindt binnen zestig dagen wordt in de vervanging voorzien, zoals in artikel B1, §1 van dit reglement. (artikel 484, §1, volgens artikel 500 decreet lokaal bestuur)
Artikel B2§1
De statuten van de autonome verzorgingsinstelling vermelden de wijze waarop de OCMW-raadsleden in kennis worden gesteld van de agenda van de bestuurs- en beheersorganen van de vereniging. (artikel 477, volgens artikel 500 decreet lokaal bestuur)
Artikel B2§2
De statuten van de autonome verzorgingsinstelling vermelden de wijze waarop de OCMW-raadsleden in kennis worden gesteld van de notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur en het orgaan van dagelijks bestuur en alle documenten waarnaar verwezen wordt in de notulen. Deze worden, indien een lid van de OCMW-raad dat wenst, in elk geval elektronisch ter beschikking gesteld. (artikel 477, volgens artikel 500 decreet lokaal bestuur)
Communicatie met de OCMW-verenigingen: ziekenhuisvereniging
Artikel C1§1
De vertegenwoordigers van de OCMW-raad in een ziekenhuisvereniging, worden door de raadsleden in hun midden aangeduid door een geheime stemming in een stemronde, waarbij elk raadslid één stem krijgt. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen. (artikel 506 decreet lokaal bestuur)
Artikel C1§2
De OCMW-raad kan in de ziekenhuisvereniging ook deskundigen aanduiden die geen lid zijn van de OCMW-raad. Dit kan door een beslissing die genomen wordt bij het begin van de legislatuur. Het aantal deskundigen dat geen raadslid is, kan maximaal een derde zijn van het aantal door de OCMW-raad aangewezen vertegenwoordigers. (artikel 506 decreet lokaal bestuur)
Communicatie met de OCMW-verenigingen: vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening
Artikel D1§1
De vertegenwoordigers van de OCMW-raad in een vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening, worden door de raadsleden in hun midden aangeduid door een geheime stemming in een stemronde, waarbij elk raadslid één stem krijgt. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen. De afgevaardigde raadsleden in een vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening handelen volgens de instructies van de OCMW-raad. (artikel 511, §2 decreet lokaal bestuur)
Artikel D1§2
De OCMW-raad kan in de vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening ook deskundigen aanduiden die geen lid zijn van de OCMW-raad. Het aantal deskundigen dat geen raadslid is, kan maximaal een derde zijn van het aantal door de OCMW-raad aangewezen vertegenwoordigers. (artikel 511, §2 decreet lokaal bestuur)
Communicatie met de OCMW-verenigingen: woonzorgvereniging of -vennootschap
Artikel E1§1
De vertegenwoordigers van de OCMW-raad in een woonzorgvereniging of -vennootschap, worden door de raadsleden in hun midden aangeduid door een geheime stemming in een stemronde, waarbij elk raadslid één stem krijgt. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen. De afgevaardigde raadsleden in een woonzorgvereniging of -vennootschap handelen volgens de instructies van de OCMW-raad. (artikel 511, §2, volgens artikel 515 decreet lokaal bestuur)
Artikel E1§2
De OCMW-raad kan in de woonzorgvereniging of -vennootschap ook deskundigen aanduiden die geen lid zijn van de OCMW-raad.
(artikel 511, §2, volgens artikel 515 decreet lokaal bestuur)
