Goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau op 19 augustus 2019.
Inleiding
Artikel 171§2 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de algemeen directeur namens het managementteam een afsprakennota afsluit met het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de burgemeester, de voorzitter van het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst en de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst afsluit.
De afsprakennota gaat over de manier waarop de medewerkers van het lokale bestuur (algemeen directeur, managementteam, diensthoofden en medewerkers) samenwerken met de politieke organen om de beleidsdoelstellingen te realiseren. Ook de omgangsvormen tussen de politieke verantwoordelijken en de medewerkers van het lokale bestuur zijn er in beschreven.
Algemene uitgangspunten
- Het college van burgemeester en schepenen en de leden van het managementteam werken met elkaar samen als volwaardige partners, elk met zijn specifieke taak.
- Het managementteam ondersteunt de coördinatie van de diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. Het managementteam bewaakt de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten, alsook de interne communicatie.
- Het managementteam vergadert maandelijks onder voorzitterschap van de algemeen directeur en verleent adviezen aan het college van burgemeester en schepenen.
- Burgemeester en schepenen delen tijdens de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen aan de algemeen directeur mee welke acties ze verwachten van de diensten en de medewerkers om bepaalde beleidsdoelstellingen te bereiken. De algemeen directeur geeft die opdrachten zo spoedig mogelijk door aan de diensthoofden of aan de personeelsleden via interne communicatiekanalen zoals het dienstenoverleg.
Beide partners hebben in hun samenwerking respect voor
- de prerogatieven van de gemeenteraad
- de beslissingsbevoegdheid van de politieke verantwoordelijken
- de beleidsvoorbereidende en uitvoerende opdrachten van de medewerkers
Het college van burgemeester en schepenen en de diensthoofden werken samen aan een hoogwaardig kwalitatief beleid en een open en behoorlijk bestuur ten bate van de bevolking. Bij alle beleidsinitiatieven vormen volgende beginselen de leidraad:
- realistische planning
- efficiënte en resultaatgerichte uitvoering
- hoge kwaliteitsstandaarden voor de dienstverlening
- klantgerichte aanpak
- transparantie en openbaarheid van bestuur
- respect voor de wetgeving
- respect voor de beginselen van behoorlijk bestuur
- modern personeelsmanagement
- gezond financieel beleid
Wat niet opgenomen is in de meerjarenplanning en wat geen besluitvorming via de bestuursorganen heeft gekend, kan niet gerealiseerd worden.
Deontologie
In de deontologische code voor de raadsleden en de deontologische code voor het personeel staan afspraken die de onderlinge samenwerking tussen de politiek verantwoordelijken en het personeel bevorderen.
Uitgangspunten
- Het algemeen belang primeert boven het particulier belang.
- Het is een gezamenlijk doel om een kwaliteitsvolle en klantgerichte organisatie te ontplooien.
- Samenwerken gebeurt op basis van vertrouwen met respect voor elkaars waardigheid, elkaars standpunten en elkaars spreekrecht.
- Medewerkers respecteren het beslissingsrecht van de politieke verantwoordelijken.
- De wettelijke regels worden in alle gevallen nageleefd.
- Medewerkers hebben een professionele en objectieve attitude ten aanzien van vertegenwoordigers van alle politieke partijen.
- Medewerkers vertolken loyaal de beleidsbeslissingen van de politieke organen naar de burger, ook als ze zelf een andere mening hebben.
- Medewerkers zijn correct, professioneel en klantvriendelijk in hun contacten met burgers en klanten.
Concrete afspraken
- Medewerkers zorgen voor een correcte, tijdige en volledige uitvoering van de genomen beleidsbeslissingen.
- Politieke verantwoordelijken zorgen ervoor dat er voldoende werkingsmiddelen en voldoende personeel zijn om de genomen beslissingen uit te kunnen voeren.
- Medewerkers geven tijdig en correct de info waar om gevraagd is aan raadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen.
- Medewerkers leggen dossiers tijdig voor. Dossiers bevatten alle documenten die nodig zijn om een goed beeld te kunnen vormen.
- Mandatarissen verwijzen burgers met individuele dossiers door naar de bevoegde diensten. De diensten behandelen alle aanvragen op dezelfde objectieve wijze zonder onderscheid te maken via welke weg de vraag in de organisatie is binnengekomen.
- Politici onthouden zich van elke bemiddeling in de normale dienstverlening. Zo ook zullen zij zich onthouden om bij de burger de indruk te wekken dat slechts door hun tussenkomst de dienstverlening kon worden bekomen
- Operationele personeelszaken worden gedelegeerd naar de algemene directeur, die hierover overleg pleegt met de bevoegde diensthoofden. De algemeen directeur rapporteert halfjaarlijks aan het CBS/VAB over de genomen besluiten in uitvoering van de hem verleende delegatie.
- Rechtstreekse instructies van mandatarissen aan diensthoofden kunnen slechts gegeven worden indien deze instructies conform zijn aan de beslissingen genomen in de raad of CBS/VAB. Indien een vraag wordt gericht aan een diensthoofd dat afwijkt of in strijd is met eerder genomen afspraken in de raad of CBS/VAB, vermeldt het diensthoofd dit aan de algemeen directeur die de vraag brengt voor het CBS/VAB.
Beleidsvoering
Uitgangspunten
Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau zijn de motor van de beleidsvoering. Die motorfunctie veronderstelt dat men de positie van de raden respecteert en goede afspraken maakt met de gemeentelijke organisatie over de principes van beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie Het managementteam is verantwoordelijk voor de sturing van de organisatie. Ze zorgt voor de ontwikkeling van managementmethodes in de organisatie. De eindverantwoordelijkheid en de beleidskeuzes worden door politieke verantwoordelijken genomen. Medewerkers stellen zich niet in de plaats van mandatarissen.
Principes
- Beleidsvoorbereiding
Het beleid wordt voorbereid door de diensten en dit steeds in samenspraak met de functioneel bevoegde schepen. De algemeen directeur staat in voor de coördinatie en de communicatie tussen de diensten en de beleidsorganen. - Beleidsbepaling
De raden, het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau en de burgemeester bepalen, elk overeenkomstig hun wettelijke bevoegdheden, het gemeentelijk beleid. De beslissingen worden door hen genomen. - Beleidsuitvoering
De diensten zijn verantwoordelijk voor een loyale, tijdige en correcte uitvoering van het beleid. Anderzijds verbinden de politieke verantwoordelijken zich ook tot een duidelijke, tijdige en volledige formulering van de vragen en opdrachten. De politieke verantwoordelijken zijn dan ook goed bereikbaar voor de medewerkers.
Interne controle is noodzakelijk voor de goede werking. Om effectief te zijn, ligt het zwaartepunt bij de controle vooraf.
Concrete afspraken
De algemeen directeur zorgt voor de doorstroming van beleidsvoorstellen van de diensten naar het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau en voor de doorstroming van beleidskeuzes naar de diensten.
- Als beleidsbeslissingen niet overeenkomstig de afspraken uitgevoerd kunnen worden, dan delen de diensthoofden dit onmiddellijk mee aan het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau met redenen en omstandigheden.
- De voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole op de beslissingen met een financiële impact behoort, in volle onafhankelijkheid, tot de verantwoordelijkheid van de financieel directeur. De financieel directeur onderzoekt de dossiers op hun conformiteit met de wet- en regelgeving vóór de bespreking door het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau. De financieel directeur motiveert opmerkingen en formuleert suggesties om tot oplossingen te komen.
Organisatie en werking
- De burgemeester en de schepenen werken samen met de leden van het managementteam en de diensthoofden aan het opstellen van de beleidsplannen.
- De algemeen directeur organiseert de medewerking van het managementteam en de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsbepaling, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. Hij zorgt, in overleg met het managementteam voor voorontwerpen van het organogram, de rechtspositieregeling, de beleidsrapporten, de opvolgingsrapportering en de inventaris.
- De algemeen directeur staat, in samenspraak met de financieel directeur, in voor het organisatiebeheersingssysteem.
- De financieel directeur is verantwoordelijk voor de financieel-economische sturing en het financieel beheer van de organisatie en voor het opzetten van interne controleprocedures aangaande materies waarvoor bevoegd.
- De financieel directeur zorgt, in overleg met het managementteam, voor het voorontwerp van beleidsrapporten en opvolgingsrapportering, voor het voeren en het afsluiten van de boekhouding, voor financiële analyse en financiële beleidsadvisering en het thesauriebeheer, volgens de afspraken in het organisatiebeheersingssysteem.
