Privacyverklaring

Goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 16 mei 2022, het vast bureau op 30 mei 2022 en het directiecomité van AGB Westerlo op 13 juni 2022

Algemeen

Lokaal bestuur Westerlo behandelt je persoonsgegevens met respect voor je privacy. In deze verklaring leggen we je uit hoe we omgaan met je persoonsgegevens die we via verschillende kanalen verkrijgen. 

Bij het verwerken van persoonsgegevens respecteert het lokaal bestuur de geldende privacywetgeving,  zijnde de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming  (afgekort AVG of ook  GDPR genoemd), de Gegevensbeschermingswet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, alsook het AVG Decreet van de Vlaamse gemeenschap.

De term ‘verwerking’ interpreteren we erg breed: alles wat we met je persoonsgegevens doen, zijn ‘verwerkingen’: ze opslaan, raadplegen, doorsturen, ordenen, verspreiden, bijwerken, koppelen, enz.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand je kan identificeren, rechtstreeks of onrechtstreeks. 

Rechtstreeks:  

  • met je identiteitskaartnummer of rijksregisternummer weten we onmiddellijk dat jij het bent.

Onrechtstreeks

  • met je naam in combinatie met je adres, geboortedatum, leeftijd en/of geslacht kunnen we je herkennen.  
  • met je e-mailadres, telefoonnummer of zelfs IP-adres (het internetadres van je computer)
  • met foto’s, beeldmateriaal en hun bijhorende gegevens (ook wel metadata genoemd) zoals locatie of tijdstip waarmee we iemand kunnen herkennen

Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op de één of andere manier aan jou kunnen koppelen.  

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van jou situatie kunnen we volgende soorten gegevens verwerken:

  • Identificatie-, contact- en bezoekgegevens (naam, e-mailadres, datum en tijd bezoek,…)
  • eventuele andere persoonsgegevens die ons worden meegedeeld (vb. beeldopnamen, andere contactpersonen,…)
  • gegevens uit het bevolkings- en rijksregister, rijbewijzen, strafregister
  • eigenaarsgegevens uit het kadaster
  • gegevens uit de Kruispuntbank Sociale Zekerheid via het ocmw
  • in de gemeentelijke scholen: gegevens over leerlingen en hun ouders
  • in de bibliotheek: identificatie-, contact- en bezoekgegevens, lenershistoriek

De types persoonsgegevens zijn opgenomen in ons register van verwerkingsactiviteiten, waarin ook alle verwerkingen zijn opgenomen die wij doen met persoonsgegevens.  Hierover willen we open en transparant zijn.

Overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken

Binnenkort krijg je via deze pagina ook een algemeen overzicht waarin vermeld wordt:

  • wat de doelen zijn waarvoor we je persoonsgegevens kunnen gebruiken
  • welke persoonsgegevens nodig zijn voor elk van die doelen
  • hoe we jouw persoonsgegevens rechtmatig zullen verwerken
  • hoelang we je gegevens zullen bewaren

Dit overzicht bevat ook alle doelen waarvoor we geen toestemming moeten of kunnen vragen en waarover we je dan ook niet op voorhand zullen informeren.

Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Het lokaal bestuur van Westerlo verwerkt jouw persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dit alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke wettelijke basis hebben of op je eigen verzoek en dus met jouw impliciete toestemming (bijvoorbeeld als je contact met ons opneemt om een vergunning aan te vragen). 

Enkele voorbeelden van juridische basis om rechtmatig persoonsgegevens te verwerken zijn:

  1. Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We  informeren je over wat die toestemming betekent, hoe je je toestemming eenvoudig weer kunt intrekken, met wie we je gegevens zullen delen en hoelang we van plan zijn om je gegevens bij te houden. Zo kan je je toestemming met kennis van zaken geven. Als je geen toestemming geeft om je persoonsgegevens te verwerken, worden je persoonsgegevens niet gebruikt voor dit doel, en heeft dit verder geen nadelige gevolgen.
    Een voorbeeld: Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken als je je inschrijft voor een nieuwsbrief.
  2. We verwerken je persoonsgegevens omdat je een overeenkomst bent aangegaan met het lokaal bestuur.
    Een voorbeeld: Je doet een beroep op het lokaal dienstencentrum of je verblijft in het woonzorgcentrum van het OCMW Westerlo. Dan sluit je daarvoor een overeenkomst af. Daarin staat onder andere vermeld waarvoor we je persoonsgegevens zullen gebruiken, zoals tijdens je verblijf in het woonzorgcentrum.
  3. We verwerken je persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijbehorende uitvoeringsbesluiten.
    Een voorbeeld: De dienst burgerzaken van de gemeente is verplicht om gegevens van iedere inwoner op te nemen in het bevolkingsregister.
  4. We gebruiken je gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen of om een opdracht van openbaar gezag uit te voeren.
    Een voorbeeld: Het lokaal bestuur geeft gratis huisvuilzakken of ophaalkrediet aan inwoners die recht hebben op een sociale tegemoetkoming. Er is geen wet die ons dat verplicht. Het lokaal bestuur doet dit gewoon in het algemeen belang van de inwoners van de gemeente.
  5. In bijzondere gevallen kunnen we je persoonsgegevens ook verwerken om je te beschermen. We doen dat wel alleen in hoogst uitzonderlijke, levensbedreigende noodsituaties of rampen.
    Een voorbeeld: Een dringende evacuatie in een noodsituatie.

Het lokaal bestuur van Westerlo gebruikt jouw persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor je ze zelf hebt verstrekt. Dat betekent dat als je bijvoorbeeld je naam en adres invult voor het toezenden van een brochure, deze persoonsgegevens niet hergebruikt worden voor andere doeleinden zoals het toesturen van nieuwsbrieven.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Het lokaal bestuur van Westerlo bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de door haar aangeboden diensten of wettelijk verplichte taken. Vaak is de bewaring van persoonsgegevens verbonden aan wettelijke termijnen. Die bewaartermijnen zijn dan weergegeven in ons verwerkingsregister. 

In sommige gevallen archiveren we je persoonsgegevens ook volgens de archiefwetgeving. Zo is het mogelijk dat we jouw persoonsgegevens in ons archief toch langer moeten bewaren dan de opgegeven bewaartermijn. Het doel van de verwerking verandert dan wel naar ‘archivering voor algemeen belang’ en is niet meer het doel waarvoor we je gegevens eerst gebruikt hebben. 

Het lokaal bestuur Westerlo bewaart jouw persoonsgegevens in een beveiligde omgeving die niet toegankelijk is voor het publiek.

Wie heeft er allemaal toegang tot jouw persoonsgegevens? 

Het lokaal bestuur is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van het lokaal bestuur zomaar toegang heeft tot alle gegevens die we bewaren. Je persoonsgegevens komen enkel bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk.
Voor een aantal specifieke opdrachten en diensten werken we samen met buurgemeenten of andere overheidsinstanties in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, zoals intercommunales. Een voorbeeld is de samenwerking met IOK voor het ophalen van huishoudelijk afval.  

Voor de verwerking van persoonsgegevens werken we samen met allerhande partners en leveranciers, als onderaannemer. Die bedrijven en organisaties kunnen persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, en handelen daarbij altijd volgens de richtlijnen van het lokaal bestuur. Ze worden dan 'verwerkers' genoemd. Met al die verwerkers maken we strikte afspraken (vastgelegd in een informatieverwerkingsovereenkomst), om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacy standaarden gebruiken. 

Soms is het lokaal bestuur niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld voorkomen bij gedeelde projecten met andere organisaties. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens uit te wisselen met andere instanties, zoals de Vlaamse of de Federale overheid. Die ontvangende organisaties zijn op hun buurt verwerkingsverantwoordelijken en bij het verder verwerken van  de persoonsgegevens moeten ook zij op hun beurt voldoen aan alle vereisten van de AVG. 

Anderen met wie persoonsgegevens gedeeld (kunnen) worden

Soms wisselt het lokaal bestuur persoonsgegevens uit met andere organisaties: 

  • om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten of wanneer dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang binnen een wettelijk kader. 
  • met andere overheden om je te ondersteunen en automatisch bepaalde diensten en/of voordelen toe te kennen waarop je wettelijk recht hebt zoals een UitPas, energiepremies, sociaal abonnement, of andere. 

We maken je persoonsgegevens nooit zomaar bekend aan anderen. We doen dat enkel als je ons daarvoor op voorhand toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis. 

De wetgeving voorziet dat er voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een Vlaamse instantie naar een andere Vlaamse instantie of naar een externe overheid een protocol moet worden opgemaakt.  In zo’n protocol worden duidelijke afspraken vastgelegd over die gegevensuitwisseling.  Voor sommige uitwisselingen vragen we een machtiging aan bij het Informatieveiligheidscomité. Dit is het overzicht van onze machtigingen:  RR 13/2013 – 14/11/2017 en RR 28/2008 – 4/10/2016 en FO nr. 04/2017 – 24/08/2017  en FO nr. 18/2015 – 14/11/2017 en FO nr. 20/009 – 15/05/2020  

Wat zijn jouw rechten? 

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens:

Recht om jouw gegevens in te kijken en gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht om je persoonsgegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken in te kijken. Daarvoor vragen we wel een bewijs van jouw identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens in kwestie aan de juiste persoon tonen. 

Als je vraagt om je gegevens in te kijken:

  • kan je hiervoor langskomen op het gemeentehuis, na afspraak.  
  • kunnen we je gegevens via e-mail bezorgen
  • kunnen we je gegevens op papier afdrukken, en opsturen naar jouw domicilieadres 

Als het technisch mogelijk is, kunnen we een kopie van jouw persoonsgegevens op een digitale manier bezorgen, zodat je ze zelf kan overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. 

Recht om jouw gegevens te verbeteren

Als je merkt dat lokaal bestuur Westerlo foute of onvolledige persoonsgegevens over jou heeft, dan heb je altijd het recht om ze te laten verbeteren of aanvullen. 

Recht om jouw toestemming voor een bepaalde verwerking in te trekken

Nadat je eerder je toestemming hebt gegeven om je gegevens te gebruiken voor een bepaald doel, kan je deze toestemming op elk moment weer intrekken voor toekomstige verwerkingen.  De intrekking van jouw toestemming heeft geen invloed op reeds uitgevoerde verwerkingen. In de mate van het mogelijke proberen we ook de reeds uitgevoerde verwerkingen aan te passen. Voor backups van elektronisch bewaarde bestanden is dat meestal niet mogelijk.

Recht om vergeten te worden

In een aantal gevallen heb je het recht om je gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:

  • als we je persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkt hebben
  • als we je toestemming nodig hadden om ze te verwerken en je trekt je toestemming in
  • als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
  • als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken
  • als we wettelijk verplicht worden om jouw gegevens te verwijderen

In die gevallen waar we wettelijk verplicht zijn om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren kunnen we niet, of soms maar gedeeltelijk, voldoen aan jouw wens om vergeten te worden. Je kunt bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister.

Recht om je te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

Je hebt het recht om de verwerking te beperken:

  • als je de juistheid van je persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van je gegevens na te gaan
  • als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar je liever niet hebt dat we je persoonsgegevens verwijderen
  • als we je persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure
  • als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
    Je hebt het recht om bezwaar te maken als we jouw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang of onze opdrachten van openbaar gezag. We stoppen met de verwerking van je persoonsgegevens als je belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen dan de gerechtvaardigde gronden van het lokaal bestuur, of gronden die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
    De overheid neemt soms bepaalde initiatieven, en bepaalt vaak zuiver op basis van een aantal kenmerken of je in aanmerking komt voor zulk initiatief (zoals bijvoorbeeld het toekennen van een studiebeurs). Dit wordt dan ‘geautomatiseerde besluitvorming’ genoemd. Je hebt het recht om daar een menselijke tussenkomt in te vragen als dat voor jou grote gevolgen kan hebben, behalve:
  • als we jouw persoonsgegevens op die manier moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met jou gesloten hebben
  • als dat wettelijk is toegelaten en jouw rechten en vrijheden daarbij beschermd worden
  • als je ons uitdrukkelijk toestemming verleent

Hoe kan je jouw rechten uitoefenen? 

Je kunt je rechten op verschillende manieren uitoefenen: 

Zorg ervoor dat het steeds duidelijk is welk recht je precies wil uitoefenen en op welke manier je de informatie wenst te krijgen (per e-mail, per post, mondeling, …). Houd er ook rekening mee dat we in bepaalde gevallen meer informatie nodig hebben. We willen zeker zijn dat we de juiste persoon helpen.

We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord en uiterlijk 30 dagen nadat we je verzoek en het bewijs van je identiteit ontvangen hebben. Je rechten gebruiken kost jou normaal niets. Als je vraag buitensporig is of als je vaak dezelfde vraag stelt, kan het lokaal bestuur toch een vergoeding vragen of jouw verzoek weigeren.

Vragen, opmerkingen of klachten?

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over jouw privacy ? Neem dan contact op met de Data Protection Officer van lokaal bestuur Westerlo:

  • via mail: privacy@westerlo.be
  • per brief: t.a.v. Informatieveiligheidscel gemeente Westerlo, Boerenkrijglaan 61 te 2260 Westerlo

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie of bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.


Contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en de functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

  • Verwerkingsverantwoordelijke
    lokaal bestuur Westerlo
    Boerenkrijglaan 61 2260 Westerlo
    014 54 75 75
    info@westerlo.be
  • Contactgegevens functionaris gegevensbescherming (DPO)
    privacy@westerlo.be


Audio(visuele) opnames van vergaderingen 

De vergaderingen van de gemeenteraad, van de raad voor maatschappelijk welzijn en van hun commissies hebben hoofdzakelijk een openbaar karakter. De audio of audiovisuele opnames van deze vergaderingen kunnen ook persoonsgegevens van burgers of externe deelnemers bevatten. 

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn door vermelding van persoonsgegevens van burgers door raadsleden tijdens de openbare zitting waarvan een audio- of audiovisuele opname wordt gemaakt of eventuele tussenkomsten van burgers of externe deelnemers aan deze openbare zitting.

In het kader van een transparant bestuur publiceert de lokale overheid van Westerlo deze opnames op de gemeentelijke website en kan de vergadering ook live uitgezonden worden. Niet-mandatarissen die niet herkenbaar in beeld of geluid wensen te komen, maken dit bij voorkeur vooraf kenbaar. Verzoeken achteraf om niet herkenbaar in beeld of geluid te komen, worden beoordeeld door het bevoegde orgaan (college van burgemeester en schepenen of vast bureau) op basis van de proportionaliteit en de technische mogelijkheden. 


Aanvulling 1 in verband met camerabewaking

Goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau op 16 december 2019 en het directiecomité van AGB Westerlo op 17 juni 2020 

De gemeenteraad keurde op 25 november 2019 het gebruik van bewakingscamera's goed.
Er zijn vaste camera's voorzien in en rond het gemeentehuis, Kasteelpark, OCMW, bib, technische dienst en de dienst toerisme. Deze camera's dienen om toezicht te houden op die verschillende locaties. Verplaatsbare camera's kunnen geplaatst worden op het volledige grondgebied van de gemeente Westerlo. Ze worden ingezet om ontradend te werken op het vlak van sluikstorten, om feiten van sluikstorten te registeren op beeld, en om zo mogelijk daders of getuigen te kunnen identificeren. De locaties kunnen bepaald worden naargelang de plaatsen waar de overlast, de onveiligheidsfenomenen, de misdrijven of de schade zich voordoen, over het hele grondgebied van Westerlo.

De verantwoordelijke voor de verwerking van de beelden is het gemeentebestuur.
Er wordt een register met de beeldverwerkingsactiviteiten bijgehouden. De beelden worden niet langer dan 30 dagen bewaard. Het bestuur heeft een beperkt aantal personen geautoriseerd om de gemaakte beelden te verwerken, deze personen hebben een discretieplicht omtrent de persoonsgegevens die de beelden zouden kunnen opleveren.

In samenspraak met de politie kunnen deze camera's ook voor andere doeleinden ingezet worden, zoals voor het bestrijden van verstoring van de openbare orde, vandalisme en overlast, voor toezicht bij samenscholingen naar aanleiding van massa-evenementen, of voor het verzamelen van bewijsmateriaal bij misdrijven. Maar ook voor het voorkomen, vaststellen of bewijzen verzamelen van misdrijven tegen de veiligheid van personen of goederen, het opsporen en identificeren van daders, verstoorders van de openbare orde, getuigen of slachtoffers, het coördineren van de veiligheid bij belangrijke evenementen die een impact kunnen hebben op de openbare orde en de veiligheid, of voor het opvolgen van de evolutie van noodsituaties en om het beheer ervan beter te kunnen coördineren.

Bij het vaststellen van misdrijven, overlast of andere feiten, wanneer beelden beschikbaar zijn die potentieel tot identificatie van een dader, een getuige of een slachtoffer zouden kunnen leiden, of algemeen voor elke vaststelling waarbij dat voor de betrokken ambtenaar zinvol lijkt, zullen de nodige bewijsstukken overgemaakt worden aan de politie. Het is de politie die oordeelt over de bruikbaarheid van de overgemaakte beelden en het verdere vervolg, zoals bijvoorbeeld het opstellen van een PV van vaststelling, verdere afhandeling door de GAS-ambtenaar, die een boete kan opleggen, of het instellen van een gerechtelijk onderzoek.

De bewakingscamera’s mogen in geen geval beelden opleveren die de intimiteit van een persoon schenden of gericht zijn op het inwinnen van informatie over de filosofische, religieuze, politieke, syndicale gezindheid, etnische of sociale origine, het seksuele leven of de gezondheidstoestand van personen. Het cameratoezicht binnen de gemeente wordt onder de aandacht gebracht met aangepaste signalisatie (pictogrammen) ter hoogte van de invalswegen van de gemeente. De pictogrammen bevatten alle wettelijk verplichte vermeldingen. De plaatsing van de camera's wordt gemeld bij www.aangiftecamera.be

Iedere gefilmde persoon heeft een recht van toegang tot de beelden van zichzelf. Hij richt daartoe een gemotiveerd verzoek aan de verantwoordelijke voor de verwerking conform de regelgeving betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Dit verzoek moet voldoende gedetailleerde aanwijzingen vermelden om de betrokken beelden precies te kunnen terugvinden. Aanvragen dienen te gebeuren via privacy@westerlo.be.


Aanvulling 2 in verband met link naar Mijn Burgerprofiel op deze website

Goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 28 september 2020

https://www.vlaanderen.be/uw-overheid/mijn-burgerprofiel/privacyverklaring-mijn-burgerprofiel

Contact

ICT
Gemeentehuis verdieping 2
Boerenkrijglaan 61
2260 Westerlo
België
014 53 92 50
09:00 - 12:00
Na afspraak
Gesloten
Gesloten
09:00 - 12:00
Na afspraak
18:30 - 20:30
Na afspraak
09:00 - 12:00
Na afspraak
09:00 - 12:00
Na afspraak
14:00 - 16:00
Na afspraak
09:00 - 12:00
Na afspraak