Dit huishoudelijk reglement bepaalt de werking van het bijzonder comité voor de sociale dienst (BCSD). Een BCSD is geen beleidsorgaan en heeft een gesloten taakstelling. Dat betekent dat de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau geen taken of bevoegdheden kunnen delegeren naar dat bijzonder comité en dat het BCSD geen taken aan de raad of het vast bureau kan afstaan.
Het bijzonder comité voor de sociale dienst is bevoegd voor:
- de beslissingen over de toekenning, terugvordering, herziening en schorsing van individuele steun op het vlak van de maatschappelijke dienstverlening en de maatschappelijke integratie
- de bekrachtiging van de beslissingen van de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst
Het bijzonder comité voor de sociale dienst kan op eigen initiatief of op verzoek een niet-bindend advies geven aan het college, het vast bureau, de gemeenteraad en de OCMW-raad over het gemeente- of OCMW-beleid.
Bijeenroeping
Artikel 1§1
Het bijzonder comité voor de sociale dienst vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen (art. 110 DLB), en minstens om de 30 dagen op de zetel van het OCMW te Verlorenkost 22/1, 2260 Westerlo.
Artikel 1§2
De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst beslist tot bijeenroeping van het bijzonder comité voor de sociale dienst en stelt de agenda van de vergadering vast en verricht het voorafgaand onderzoek van de zaken die worden voorgelegd (art. 109 DLB).
Artikel 1§3
De oproeping wordt verzonden via e-mail. De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden ter beschikking gesteld op de wijze voorzien in art. 7, §1 van dit reglement.
Artikel 2§1
De oproeping wordt ten minste vijf dagen vóór de dag van de vergadering bezorgd aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken (art. 20 volgens 110 DLB).
Artikel 2§2
De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn (art. 20 volgens 110 DLB).
Artikel 3§1
Leden van het bijzonder comité kunnen uiterlijk drie dagen vóór de vergadering punten aan de agenda van het bijzonder comité voor de sociale dienst toevoegen. Aanvullende punten kunnen betrekking hebben op de adviserende functie van een BCSD of de interne werking van het BCSD. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst (art. 110 en art. 21., volgens art. 110 DLB).
Artikel 3§2
De algemeen directeur of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst, onmiddellijk mee aan de leden van het bijzonder comité samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen (art. 21., volgens art. 110 DLB).
Besloten vergadering
Artikel 4§1
De vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst zijn niet openbaar (art. 110 DLB).
Artikel 4§2
Gedurende de hele vergadering kunnen aanwezig zijn:
- De voorzitter en de leden van het bijzonder comité, of bij een tijdelijke afwezigheid hun plaatsvervanger (art. 105-106 DLB)
- De vertrouwenspersoon van de voorzitter of een lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst, als die daar recht op heeft omdat de persoon wegens een beperking zijn mandaat niet zelfstandig kan vervullen (art. 155 DLB)
- De algemeen directeur en de persoon die de algemeen directeur aanduidt om hem administratief bij te staan voor de opmaak van de notulen (art. 172 DLB)
- Of in de plaats van de algemeen directeur: de persoon die door hem aangeduid werd om in zijn plaats de vergaderingen van het bijzonder comité bij te wonen, de notulen op te stellen en te ondertekenen (art. 277 DLB)
- De verantwoordelijke van de sociale dienst (art. 183 DLB)
Artikel 4§3
Gedurende de bespreking van een bepaald punt kunnen aanwezig zijn:
- De maatschappelijk werker die met het dossier belast is of een andere maatschappelijk werker die het dossier van zijn of haar collega toelicht;
- De cliënt die gehoord wenst te worden, eventueel bijgestaan door één of meerdere vertrouwenspersonen die de cliënt zelf kiest;
- Een externe deskundige die gehoord wordt op uitnodiging van de voorzitter.
Artikel 4§4
OCMW-raadsleden en de voorzitter en andere leden van het vast bureau die geen lid of voorzitter zijn van het bijzonder comité voor de sociale dienst, kunnen niet aanwezig zijn op de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Artikel 5
De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de vergaderingen van het bijzonder comité bijwonen, zijn tot geheimhouding en discretie verplicht. Ook zijn de voorzitter en leden van het bijzonder comité gebonden door het beroepsgeheim (art. 29§4 volgens art. 110 DLB).
Comitéleden en hun voorzitter gaan bijzonder voorzichtig om met alle persoonlijke informatie die ze verkrijgen vanuit hun functie. Dat geldt voor alle informatie, ongeacht de wijze waarop ze verkregen is. Een comitélid of voorzitter zwijgt niet enkel over vertrouwelijke zaken, maar zorgt ook dat informatie die hij/zij op papier of elektronisch bezit, niet in handen of onder ogen van derden (familie, andere partijleden, etc.) terecht kan komen.
Een schending kan leiden tot sancties, maar ook tot strafrechtelijk vervolging.
Informatie voor de comitéleden en voor derden
Artikel 6§1
De agenda en de besluiten van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden niet bekendgemaakt aan derden. Niet via de webtoepassing van de gemeente of het OCMW en niet via andere kanalen (art 22 volgens art. 110 DLB, art. 285§1 DLB).
Artikel 6§2
Individuele beslissingen worden schriftelijk en aangetekend of tegen ontvangstbewijs binnen de 8 dagen meegedeeld aan de hulpvrager. De beslissing is met redenen omkleed en vermeldt de mogelijkheid tot het instellen van beroep, de beroepstermijn, de vorm van het verzoekschrift, het adres van de bevoegde beroepsinstantie en de dienst of persoon, die binnen het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kan gecontacteerd worden voor het geven van toelichting (Art. 62 bis OCMW-wet, art. 21 wet RMI).
Artikel 7§1
Voor de op de agenda ingeschreven zaken worden voor elk agendapunt de sociale verslagen vanaf de verzending van de oproeping ter beschikking gehouden van de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst (art. 20, volgens art. 110 DLB). De comitéleden kunnen er voor de vergadering kennis van nemen onder toezicht op het sociaal-administratief centrum van het OCMW op de maandag voordat het bijzonder comité voor de sociale dienst plaats vindt tussen 18.30 uur en 20.00 uur. Tijdens de inzage mogen er door het lid van het bijzonder comité zelf geen notities, foto’s, kopieën, afschriften of afdrukken gemaakt worden.
Artikel 7§2
Aan de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst (art. 20, volgens art. 110 DLB).
Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.
De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst richten hun verzoek mondeling of per e-mail aan de algemeen directeur of de persoon die door de algemeen directeur aangeduid werd om in zijn plaats de vergaderingen van het bijzonder comité bij te wonen.
Op een schriftelijke vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het comitélid of de voorzitter een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren, tenzij anders wordt overeengekomen.
Artikel 8§1
De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben het recht van inzage in dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager die het bestuur van het OCMW betreffen (art. 75, volgens art. 110 DLB).
Ze doen deze aanvraag schriftelijk aan de algemeen directeur.
Artikel 8§2
De briefwisseling gericht aan de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en die bestemd is voor het bijzonder comité voor de sociale dienst, wordt meegedeeld aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Artikel 8§3
Alle andere documenten en dossiers dan die in art. 7, §1 en art. 8, §2, die betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, kunnen door de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst ter plaatse geraadpleegd worden na akkoord van het vast bureau.
Bij een verzoek tot raadpleging zal het vast bureau de dagen en uren bepalen waarop de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst deze andere documenten kunnen raadplegen.
Om het vast bureau in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, delen de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst aan het vast bureau schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.
Aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien.
Het comitélid, dat de in deze § bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem/haar is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage.
artikel 8§4
De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst kunnen, behalve voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen, op verzoek een afschrift verkrijgen van de dossiers, stukken en akten die betrekking hebben op het bestuur van het OCMW. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift, mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs (art. 75, volgens art. 110 DLB).
De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift via een schriftelijke aanvraag.
Artikel 8§5
De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben het recht de instellingen van het OCMW en diensten die het OCMW opricht en beheert te bezoeken (art. 29, §2, en §3, volgens art. 110 DLB).
Om het vast bureau in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur.
Tijdens het bezoek van een inrichting van het OCMW mogen de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst zich niet mengen in de werking. De comitéleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.
Quorum
Artikel 9
Vooraleer aan de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst deel te nemen, tekenen de voorzitter en de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de personen die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld.
Indien leden niet aanwezig kunnen zijn op de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt verzocht dit zo snel mogelijk door te geven aan de algemeen directeur of de persoon die door hem aangeduid wordt.
Artikel 10§1
Het bijzonder comité voor de sociale dienst kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden (inclusief de voorzitter ) aanwezig is (art. 26, volgens art. 110 DLB).
Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.
Artikel 10§2
Het bijzonder comité voor de sociale dienst kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden (inclusief de voorzitter) aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden (inclusief de voorzitter), op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen (art. 26, volgens art. 110 DLB).
Wijze van vergaderen
Artikel 11§1
De voorzitter zit de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst voor, en opent en sluit de vergaderingen (art. 24, volgens art. 110 DLB).
Op de voor de vergadering vastgestelde dag en het vastgestelde uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.
Artikel 11§2
Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in art. 4, §2 en §3 van dit reglement.
Artikel 12
De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst geeft kennis van de tot de comité gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die het comité aanbelangen.
Het bijzonder comité voor de sociale dienst vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda.
Alle dossiers, behalve de bekrachtiging van de beslissingen van de voorzitter en de toekenningen verwarmingstoelagen, worden door de verantwoordelijke van de sociale dienst of zijn of haar aangestelde of door een maatschappelijk assistent toegelicht ter zitting. Het BCSD beslist ter zitting op basis van het sociaal verslag en de toelichting.
Artikel 11§3
Een punt dat niet op de agenda van het bijzonder comité voor de sociale dienst voorkomt, mag niet ter bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.
Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden (inclusief de voorzitter). De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld (art. 23, volgens art. 110 DLB).
Artikel 13§1
Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De voorzitter verleent het woord.
Artikel 13§2
Indien het bijzonder comité voor de sociale dienst deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen.
De voorzitter kan aan het hoofd van de sociale dienst, aan een maatschappelijk assistent en aan de algemeen directeur vragen om toelichtingen te geven.
Artikel 14
Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
Artikel 15
Niemand mag onderbroken worden wanneer hij/zij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem/haar tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem/haar het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Artikel 16
De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergadering.
Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Elk comitélid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.
Artikel 17
Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van het comité moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 18
Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.
Wijze van stemmen
Artikel 19§1
Voor elke stemming in het bijzonder comité voor de sociale dienst omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
Artikel 19§2
De beslissingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden genomen bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
Een volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen (art. 33, volgens art. 110 DLB).
Artikel 20§1
De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst stemmen niet geheim (art. 34 eerste lid, volgens art. 110 DLB).
Artikel 20§2
De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst stemmen bij handopsteking behalve als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt.
Artikel 21
De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt:
Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven vraagt hij achtereenvolgens welke leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst ‘ja’ stemmen, welke ‘neen’ stemmen en welke zich onthouden.
De voorzitter en elk lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst kunnen slechts éénmaal hun hand opsteken om hun keuze duidelijk te maken.
Artikel 21§1
De mondelinge stemming geschiedt door iedereen van het bijzonder comité ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken. De leden doen dat in de volgorde aangewezen door de voorzitter.
Artikel 21§2
De voorzitter stemt als laatste.
Artikel 22
Wanneer er na de stem van de voorzitter evenveel stemmen voor als tegen het voorstel zijn, dan is er staking van stemmen en is het voorstel verworpen. De stem van de voorzitter is niet doorslaggevend als er door zijn stem staking van stemmen is.
Notulen
Artikel 23
De notulen van het bijzonder comité voor de sociale dienst vermelden de beslissingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst en de handelingen die de voorzitter stelt om de orde te handhaven (art. 278, §3 DLB). Er wordt geen zittingsverslag opgesteld, en ook geen video- of audio-opname.
Artikel 24§1
De notulen van de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur (art. 32, volgens art. 110 DLB).
Artikel 24§2
De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering ter beschikking gesteld op het sociaal-administratief centrum van het OCMW (art. 32, volgens art. 110 DLB).
Artikel 24§3
De voorzitter en elk lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door het bijzonder comité voor de sociale dienst worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en de algemeen directeur, of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur, ondertekend. In het geval het bijzonder comité voor de sociale dienst bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan het bijzonder comité voor de sociale dienst beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering (art. 32, volgens art. 110 DLB).
Artikel 24§4
Zo dikwijls het bijzonder comité voor de sociale dienst het wenst, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door algemeen directeur of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur en door de meerderheid van de aanwezige leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst (inclusief de voorzitter) ondertekend (art. 32, volgens art. 110 DLB).
Artikel 25§1
De reglementen, beslissingen, en briefwisseling van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden ondertekend door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en medeondertekend door de algemeen directeur of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur.
De beslissingen en akten van de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden door hem ondertekend en medeondertekend door de algemeen directeur of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur (art. 279, §4 DLB).
Artikel 25§2
De stukken, die niet vermeld worden in art. 25 §1 van het reglement, worden ondertekend op wijze door de OCMW-raad bepaald in het huishoudelijk reglement voor de OCMW-raad.
Kader dringende steun
Artikel 26§1
De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst kan in dringende gevallen, en binnen de grenzen die bepaald zijn in dit artikel, beslissen over de toe te kennen hulpverlening aan personen en gezinnen (art. 114 DLB). Deze hulpverlening kan zowel materieel als financieel van aard zijn (niet limitatief, o.a. voedselpakket, onderdak, financiële steun, voorschotten, huurwaarborg…)
De geldelijke steunverlening mag per hulpvrager per maand niet meer bedragen dan het bedrag van het leefloon van de categorie van de hulpvrager, tenzij de dringende steun het verlenen van een huurwaarborg betreft. Het bedrag hiervoor bepaald kan te allen tijde door een beslissing van het BCSD worden herzien.
Artikel 26§2
Alvorens de dringende hulp toe te kennen, doet de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst alle mogelijke inspanningen om een maatschappelijk werker van het OCMW te bereiken teneinde een sociaal onderzoek te laten plaatsvinden.
Artikel 26§3
De beslissing van de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst tot dringende hulpverlening dient op de eerst mogelijke vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst te worden voorgelegd met het oog op de bekrachtiging ervan (art. 114 DLB). Ingeval van niet-bekrachtiging blijft de hulpverlening die tevoren werd toegekend, verworven voor de persoon aan wie ze werd toegekend.
Artikel 26§4
Dezelfde werkwijze wordt gehanteerd als de voorzitter de vereiste dringende hulpverlening toekent aan een dakloze persoon die een beroep doet op de maatschappelijke dienstverlening van het OCMW van de gemeente waar hij/zij zich bevindt (art. 114 DLB).
