Deontologische code voor personeel gemeente

De deontologische code voor personeelsleden van gemeente en OCMW Westerlo bestaat uit zes algemene principes, regels en afspraken. Ze bieden een houvast aan medewerkers om op een integere manier te kunnen werken en om te raadplegen als ze met vragen zitten.

1. Loyaliteit en samenwerken
2. Betrouwbaarheid: correct en consequent handelen
3. Klantgerichtheid
4. Objectiviteit
5. Zorgvuldig beheer van middelen
6. Spreekrecht en spreekplicht

De gemeenteraad keurde de deontologische code voor personeel goed op 22 april 2013, de raad voor maatschappelijk welzijn deed dat op 29 mei 2013.

Principe 1 Loyaliteit en samenwerken

Het bestuur van gemeente en OCMW wil een aangename werkomgeving bieden, waarin mensen op een professionele manier hun taken kunnen uitoefenen.

Loyaliteit

De verplichting om als personeelslid van gemeente en OCMW Westerlo je functie op een loyale wijze uit te oefenen, is de hoeksteen van deze deontologische code. Loyaliteit betekent:

• trouw aan en respect voor de democratische instellingen
• trouw aan en respect voor de bestaande regelgeving
• het onderschrijven van de opdrachten van de gemeente en het OCMW als een gezamenlijke opdracht voor alle personeelsleden. Wij verzorgen de best mogelijke dienstverlening aan de bevolking. Wij bereiden het beleid voor, voeren het loyaal uit en evalueren de effecten ervan. Hiervoor zetten wij onze middelen doelmatig in.

Samenwerken

Om die opdracht waar te maken streeft iedereen naar een vlotte samenwerking, waarbij het belang van de organisatie centraal staat. Samen kunnen we werk maken van een professionele werkomgeving en een aangename werksfeer. We hechten belang aan respect voor elkaar en doen niet aan discriminatie. Leidinggevenden geven het goede voorbeeld en hebben oog voor de omgangsvormen tussen de verschillende mensen in hun dienst.

Loyaliteit en samenwerken als medewerker

• Je bent beleefd en vriendelijk en je zet je in om collega’s te helpen.
• Je toont initiatief, neemt verantwoordelijkheid en gaat met kennis van zaken te werk.
• Je hebt het recht maar ook de plicht om je kennis en vaardigheden via vorming bij te werken zodat je je taken adequaat kan uitoefenen.
• Je werkt met collega’s in een open dialoog en opbouwende sfeer naar resultaten. Je bespreekt onenigheden met elkaar.
• In een positief arbeidsklimaat houden mensen rekening met elkaars grenzen. Wat voor de ene persoon kan, is daarom voor een ander niet altijd aanvaardbaar. Daar breng je begrip voor op.
• Onze organisatie wil een voorbeeldrol spelen op het vlak van gelijke kansen. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen mensen op basis van individuele verscheidenheid.
• Ook met je diensthoofd werk je loyaal, open en constructief samen. Zodra een beslissing is genomen, schaar je je er achter en voer je die snel en efficiënt uit. Die loyaliteit tegenover je diensthoofd is niet absoluut. Als je opdrachten krijgt die indruisen tegen een hogere rechtsorde, tegen de mensenrechten of tegen strafrechtelijke bepalingen, voer je die niet uit en breng je je diensthoofd op de hoogte van de onverenigbaarheid.

Loyaliteit en samenwerken als diensthoofd

• Je bent aanspreekbaar en loyaal tegenover je medewerkers.
• Je schakelt de juiste persoon op de juiste plaats in zodat de capaciteiten van iedereen optimaal worden benut.
• Je communiceert open en duidelijk over dienstaangelegenheden en over wat je van je medewerkers verwacht.
• Je geeft je medewerkers de middelen die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken.
• Je zorgt ervoor dat je medewerkers kunnen rekenen op een eerlijke evaluatie.

Loyaliteit tegenover het gemeentebestuur

• Je werkt constructief en met kennis van zaken mee aan de voorbereiding, de evaluatie en de uitvoering van het beleid.
• Adviezen, opties en voorstellen formuleer je op basis van een precieze, volledige en praktische voorstelling van de feiten.
• Zodra het bestuur een beslissing heeft genomen, schaar je je er achter en voer je die snel, efficiënt en plichtsbewust uit, met in acht name van de geldende regelgeving.

Principe 2 Correct en consequent handelen

Een soepele maar efficiënte interne werking en een professionele uitstraling zijn alleen mogelijk als elke medewerker correctheid als richtsnoer neemt bij zijn of haar taakuitvoering. Dat houdt eerlijkheid in en respect in de omgang met anderen.

Eerlijk handelen

• Tijdens je werk, in welke vorm ook, wijd je je volledig aan je job.
• Je maakt geen ongeoorloofd gebruik van uitrusting of materiaal van de gemeente voor privédoeleinden.
• Bij een informatievraag van een collega binnen of buiten je dienst bezorg je snel alle relevante informatie en hou je geen gegevens achter de hand.

Respect

• Je toont respect in je contact met andere personeelsleden, klanten en leveranciers.
• Je doet of zegt niets wat iemand anders als een inbreuk op zijn waardigheid kan beschouwen.
• Elke vorm van grensoverschrijdend gedrag zoals pesten, agressie, racisme, discriminatie en ongewenst seksueel gedrag, zowel door middel van woorden als door feitelijke handelingen of gedragingen, is verboden.

Voorkennis

• Als personeelslid kan je weet hebben van toekomstige overheidsbeslissingen die de waarde van goederen of terreinen beïnvloeden. Zolang die beslissingen niet zijn bekendgemaakt, mag je geen informatie daarover meedelen aan derden.
• Je gebruikt die voorkennis ook niet om jezelf te verrijken en je verspreidt die informatie niet om anderen de kans te geven zich te verrijken.

Principe 3 Klantgerichtheid

De burger verwacht als klant terecht een klantgerichte en professionele dienstverlening. Dat betekent dat je bij klantencontacten hoffelijk bent en dossiers snel en efficiënt afhandelt.

• In elke correspondentie met klanten vermeld je duidelijk contactgegevens van jezelf of je dienst. Zo kunnen de klanten je gemakkelijk bereiken. Duidelijke contactgegevens zijn ook belangrijk in het kader van een klantgerichte klachtenbehandeling.
• Zowel mondeling als schriftelijk gebruik je een duidelijke en correcte taal.
• In je contact met klanten geef je heldere en volledige informatie. Je bezorgt je afdeling een professioneel imago door bekwaamheid en initiatief te tonen.
• Je bent behulpzaam voor klanten bij administratieve formaliteiten en je verwijst hen door naar de juiste persoon of afdeling als je hen niet zelf kunt helpen.
• Je handelt dossiers efficiënt en binnen de termijn af. Als je niet aan een datum bent gebonden, bepaal je met je dienst als richtsnoer een termijn die je zelf als een goede dienstverlening zou ervaren.

Principe 4 Objectiviteit

Gelijkheidsprincipe

Het gelijkheidsprincipe vormt een centraal element in de opdracht van de gemeente en het OCMW: klanten en leveranciers hebben het recht om in gelijke gevallen op dezelfde manier te worden behandeld. Daarom zullen personeelsleden:

• op ieder moment hun objectiviteit bewaren
• steeds hun functie op een onbevangen en neutrale wijze uitoefenen
• ervoor zorgen dat ze in de omgang met interne en externe klanten geen persoonlijke voorkeuren laten meespelen
• ernaar streven om elke schijn van partijdigheid te voorkomen

Persoonlijke voorkeur en belangenvermenging

Persoonlijke voorkeuren en overtuigingen of je engagement in een vereniging mogen geen weerslag hebben op de objectiviteit waarmee je je taken uitoefent.

Je probeert zo veel mogelijk te voorkomen dat privébelangen de objectiviteit van je taakuitoefening kunnen beïnvloeden. Dat is bijvoorbeeld het geval als je zelf of via een tussenpersoon belangen hebt in bedrijven of organisaties die je in je functie moet beoordelen bij een administratieve procedure. Als zo’n situatie zich voordoet, breng je je diensthoofd op de hoogte en geef je het dossier door aan een collega.

Betaald advies geven

Buiten de uitoefening van je functie mag je geen betaald advies verlenen in dossiers waarbij je zelf professioneel betrokken kunt zijn. Als je buiten de uitoefening van je functie betaald advies verleent, zorg je ervoor dat je adviespraktijk op geen enkele manier verband houdt met de dossiers waar je als personeelslid bij betrokken bent, of onder de bevoegdheid van de dienst waaraan je verbonden bent.

Cumulatie

Je zorgt ervoor dat de cumulatie van activiteiten geen belangenvermenging met zich meebrengt of in strijd is met andere deontologische regels. Bespreek je cumulaties openlijk met je leidinggevende en kijk na of je de cumulatie niet formeel hoeft aan te vragen.

Giften en geschenken

Je mag van andere personeelsleden of van derden geen enkele gift en geen enkel voordeel vragen of aanvaarden dat met je ambt verband houdt:

• als wederdienst in het kader van de behandeling van een dossier
• het verstrekken van informatie
• of een andere dienstverlening

Als algemene regel geldt: je aanvaardt geen relatiegeschenken en neemt niet deel aan activiteiten die door privépersonen betaald worden.

Uitzonderingen op die regel zijn alleen toegestaan als:

• het geschenk of de uitnodiging in het teken staat van je beroep
• in het belang is van de gemeente of het OCMW
• een geringe materiële waarde heeft

Je vermijdt elke vorm van partijdigheid. Daarom hou je bij het aanvaarden van een geschenk of uitnodiging rekening met volgende factoren:

• Om welke reden wordt iets gegeven?
• Op welk moment en in welke situatie wordt iets aangeboden?
• Bestaat het risico dat er een tegenprestatie van je wordt verlangd?
• Past het aanvaarden van het geschenk of de uitnodiging in het kader van een normale professionele relatie?
• Schendt het aanvaarden van het geschenk of de uitnodiging het principe van het algemeen belang van de overheidsdienst?
• Is het een alleenstaand geval of ontvang je geregeld een geschenk of uitnodiging van dezelfde persoon of organisatie?
• Spreek je openlijk over het aangeboden geschenk of de gekregen uitnodiging?
• Elk personeelslid dat een relatiegeschenk aanvaardt of op een uitnodiging van een derde wil ingaan, meldt dat aan zijn leidinggevende binnen een open en volwassen relatie.

Geschenken die personeelsleden ten onrechte hebben aanvaard, worden teruggestuurd naar de afzender.

Goede afspraken maken goede vrienden. Het is nuttig om derden op de hoogte brengen van de deontologische regels die bij de gemeente gelden. Zo vermijd je dat derden je in een lastig parket brengen door je bijvoorbeeld geschenken of uitnodigingen aan te bieden. Het kan gaan om:

• leveranciers
• consultants
• onderzoekers met wie we samenwerken

Principe 5 Zorgvuldig beheer van middelen

Zorgvuldig en zuinig

Het is evident dat je als personeelslid altijd waakt over het zorgvuldige, en dus ook het zuinige beheer van de middelen die, onder meer door middel van belastinggeld, ter beschikking staan voor de uitvoering van onze diensten. De middelen die je tijdens je werk gebruikt, zijn publieke middelen. Je gaat er niet alleen mee om als een goed huisvader, maar bent ook bereid om verantwoording af te leggen over het gebruik van die middelen.

Wat zijn overheidsmiddelen?

We bekijken middelen in de ruime zin: alles wat eigendom is van de lokale overheid of betaald wordt door de lokale overheid. Voorbeelden zijn gelden, telefoon, gsm, internet, e-mail, kantoorbenodigdheden, gereedschappen, voertuigen en de werktijd.

Privégebruik van overheidsmiddelen?

Als personeelslid gebruik je de tijd en de middelen van de werkgever waarvoor ze bedoeld zijn. Dat wil zeggen dat je niet ongeoorloofd gebruik maakt van middelen voor privédoeleinden. In zeer beperkte mate en in uitzonderlijke situaties kan het occasionele gebruik van middelen voor privégebruik gerechtvaardigd zijn. Dat kan alleen met de uitdrukkelijke toestemming van je leidinggevende.

Soberheid bij organiseren van activiteiten

Het is moeilijk om een algemene grens te trekken. Daarom zijn goede afspraken in je eigen dienst belangrijk: een goede dialoog leidt tot het efficiënte en effectieve gebruik van de middelen. Als je in opdracht activiteiten organiseert, streef je soberheid na en zoek je actief naar de optie met de beste prijs-kwaliteitverhouding.

ICT-middelen

De werkgever biedt haar personeelsleden een aantal informatie- en communicatie technologie instrumenten (ICT-instrumenten) voor de uitoefening van hun taken.

ICT-instrumenten zijn bijvoorbeeld computer, laptop, printer, toegang tot het internet, toegang tot toepassingen, opslagcapaciteit op servers, telefoon, gsm en het kopieertoestel.

Hoe omgaan met ICT-middelen?

Die ICT-middelen zijn erg belangrijk voor de werking van de organisatie. Het ongeoorloofde gebruik van de middelen kan leiden tot hogere kosten en vertragingen, en brengt soms het behalen van organisatiedoelen in gevaar. Daarom gelden er specifieke afspraken voor het omgaan met ICT-instrumenten:

• Gebruik ICT-middelen waarvoor de werkgever ze je aanbiedt
• Ga kostenbewust om met ICT-middelen. Voor toestellen zoals gsm’s en smartphones hou je je aan de gemaakte afspraken.
• Occasioneel gebruik van de middelen voor privédoeleinden is alleen mogelijk als dat de uitvoering van je taken en je productiviteit en die van je collega’s niet in het gedrang brengt.
• Gebruik de middelen op een wettelijke manier met respect voor auteursrecht (wet betreffende het auteursrecht) en privacy en niet voor discriminatie, pesten, stalking, spamming,...
• Blijf beleefd en professioneel in je online communicatie, voer geen verhitte discussies (flaming) en pas op met cynisme en sarcasme. Geschreven berichten komen soms anders over dan bedoeld.
• Bezoek geen sites die zich tegen de grondbeginselen van de democratie en de rechtstaat keren, die kwetsend of beledigend zijn, die in strijd zijn met de goede zeden of die een gevaar voor verslaving vormen.
• Verstuur geen kettingbrieven, virussen of valse virusmeldingen. Als je een virus of valse virusmelding ontvangt, verwittig dan de systeemverantwoordelijke.
• Spring voorzichtig om met je wachtwoorden. Log niet aan via de account van collega’s.
• Op de meeste softwareproducten rusten auteursrechten. Voor het installeren van nieuwe software, neem je contact op met de systeemverantwoordelijke.
• Beveilig de informatie die je zelf via ICT gebruikt en deel de informatie met anderen volgens de afspraken die gelden in je dienst.

Gebruik van internet

Voor veel personeelsleden van de gemeente en het OCMW is het internet een belangrijke bron van informatie bij de ondersteuning en uitvoering van hun werk. De organisatie verwacht van haar medewerkers de discipline en verantwoordelijkheid om het internet correct en efficiënt als werkinstrument te gebruiken. 

Gebruik ICT-middelen met zorg, als een goed huisvader, en beveilig zowel de toestellen, de toepassingen als de informatie die je bewaart op die middelen. Luisteren naar de radio of tv-kijken via livestreaming neemt veel bandbreedte in. Dat vertraagt het netwerk en heeft dus gevolgen voor het werk van collega’s. Zorg daarom voor een redelijk, professioneel en zinvol gebruik van het internet tijdens het werk. Zie ook verder: Deelname aan sociale media.

Bedrijfsinformatie

Een speciale vorm van bedrijfsmiddelen is de informatie waar je toegang toe hebt bij de uitoefening van je werk. Je springt met die informatie zorgvuldig om zodat we als gemeente de juiste informatie bieden die de buitenwereld van ons verwacht en de vertrouwelijke informatie voldoende beschermen.

De lokale overheid beschikt over heel wat informatie. Veel van die informatie stellen we ter beschikking van de burger, andere informatie delen we mee in het kader van de openbaarheid van bestuur. Daarnaast is een groot deel van de informatie vertrouwelijk.

Je denkt na over het soort van informatie waarover je beschikt en je verspreidt de informatie alleen als je er zeker van bent dat het niet over vertrouwelijke gegevens gaat. Je waakt erover dat vertrouwelijke informatie niet in verkeerde handen valt. Bij twijfel neem je onmiddellijk contact op met je leidinggevende.

Principe 6 Spreekrecht en spreekplicht

Als personeelslid heb je principieel spreekrecht en in een aantal gevallen ook spreekplicht. Je presenteert feitelijke informatie daarbij correct, volledig en en objectief. Wie een persoonlijk standpunt of kritiek op de organisatie formuleert, maakt duidelijk dat hij in eigen naam spreekt.

Als personeelslid binnen de organisatie

Je hebt het recht om met collega’s, chefs en medewerkers informatie uit te wisselen, ideeën te toetsen en je standpunt te verdedigen.

Zo’n soepele communicatie is ook een plicht, want ze draagt bij tot een goede werking van de organisatie en evenwichtige beslissingen. Genomen beslissingen voer je loyaal uit, ook al stroken ze niet met je standpunt.

Als personeelslid tegenover klanten en leveranciers

Je hebt het recht om klanten op eigen initiatief informatie te verschaffen. Als een klant om informatie vraagt, is het je plicht om die informatie te bezorgen en toe te lichten. Je verspreidt geen vertrouwelijke informatie en houd je aan de geheimhoudingsplicht.

In je contacten met klanten en leveranciers vertegenwoordig je de organisatie, en beperk je je tot duidelijke objectieve en neutrale informatie over de feiten.

Deelname aan sociale media

Spreekrecht geldt ook voor je deelname aan sociale media platformen. Je kunt op die platformen deelnemen aan gesprekken over materies waar je als medewerker deskundig in bent. Dat kan een troef zijn voor de organisatie: het kan contacten met de samenleving nauwer en intenser maken en je kan je professionele ideeën toetsen aan de realiteit.

Deelname aan sociale media brengt ook een aantal risico’s met zich mee, die zowel voor de organisatie als voor jezelf gevolgen kunnen hebben. Belangrijk is dat je ook op sociale media:

• de richtlijnen van de deontologische code in acht neemt
• verantwoordelijk en loyaal bent
• duidelijk maakt of je in eigen naam spreekt of namens de gemeente of het OCMW

Deelname aan sociale media is waarschijnlijk niet je volledige taakinhoud. Vergeet de rest van uw werk niet en gebruik sociale media tijdens de werkuren alleen voor je werk.

Tegenover de pers

Als iemand van de pers met je contact opneemt over dienstaangelegenheden, kan je hen te woord staan mits medeweten van het beleid. Je neemt echter niet zelf het initiatief ten aanzien van de pers. Dat neemt niet weg dat je in de pers een persoonlijk standpunt kunt vertolken. Maak dan wel duidelijk dat je in eigen naam spreekt.

Geheimhoudingsplicht

Je spreekrecht wordt beperkt door de plicht om vertrouwelijke informatie geheim te houden voor iedereen die niet bevoegd is om er kennis van te nemen. De geheimhoudingsplicht slaat onder meer op de volgende informatie:

• gegevens over het interne beraad dat aan een administratieve eindbeslissing voorafgaat zolang die eindbeslissing nog niet is genomen
• medische, fiscale, sociale of andere gegevens uit de persoonlijke levenssfeer van andere personeelsleden of burgers
  vertrouwelijke commerciële, industriële of intellectuele gegevens

De geheimhoudingsplicht blijft gelden na uw uitdiensttreding.

Spreekplicht

Deze geheimhoudingsplicht is ondergeschikt aan grondwettelijke, wettelijke of decretale bepalingen die je tot spreken verplichten, bijvoorbeeld als je voor de rechtbank moet getuigen.

Doelgroep

De deontologische code geldt voor alle personeelsleden van gemeente en OCMW Westerlo. Daarnaast zijn er echter doelgroepen die ook op een meer specifieke manier gebruik maken van de code.

• Leidinggevenden
• Contactpersonen integriteit
• Personeels- en organisatieverantwoordelijken
• Vertrouwenspersonen
• Preventieadviseurs