Het lokaal erkenningskader buitenschoolse opvang en activiteiten bepaalt de afspraken waaraan externe organisaties moeten voldoen om buitenschoolse opvang en activiteiten aan te bieden tijdens de Kinderclub. Het reglement is goedgekeurd door de gemeenteraad op 22 juni 2026 en treedt in werking op 1 september 2026.
1. Inleiding
Het decreet buitenschoolse opvang en activiteiten (BOA) legt de regie voor de organisatie en afstemming tussen opvang en activiteiten voor kinderen van 2,5 tot 12 jaar bij het lokaal bestuur. In navolging daarvan gaat het kwaliteitslabel voor kleuters voor buitenschoolse opvang, opgesteld door Agentschap Opgroeien, vanaf 1 september 2026 over in een lokaal erkenningskader opgesteld door het lokaal bestuur zelf.
Daarnaast krijgt het lokaal bestuur de opdracht om voortaan zelf de organisatoren van buitenschoolse opvang en activiteiten te erkennen, en eventueel te subsidiëren, aan de hand van het door hen opgestelde erkenningskader. Het lokaal bestuur zal ook instaan voor toezicht op de erkende organisatoren en zal hen indien nodig handhavingsvoorwaarden opleggen.
Dit document bevat de kwaliteitsvoorwaarden waaraan een organisator van buitenschoolse opvang en activiteiten dient te voldoen om in aanmerking te komen om erkend en eventueel gesubsidieerd te worden. Verder bevat het de procedure om een erkenning aan te vragen en hoe het lokaal bestuur toezicht zal houden en indien nodig zal handhaven om de kwaliteitsvoorwaarden van dit erkenningskader te bewaken.
Het erkenningskader is gebaseerd op de Westelse visie op buitenschoolse opvang en activiteiten. De visie op buitenschoolse opvang en activiteiten werd vertaald in het meerjarenplan.
In onze warme, verdraagzame en inclusieve gemeente krijgt elk kind de kans om zichzelf te zijn, zo ook in de buitenschoolse opvang en activiteiten. We willen daarbij een vertrouwde, warme plek bieden voor jonge kinderen, terwijl oudere kinderen een ruimer aanbod aan activiteiten kunnen verkennen. We streven ernaar koploper te blijven in buitenschoolse opvang en activiteiten. Nabijheid blijft daarbij een belangrijk uitgangspunt. Vanuit het bestaand aanbod buitenschoolse opvang en activiteiten zoeken we naar verbinding met het rijke verenigingsleven van Westerlo voor de afstemming van het activiteitenaanbod in de opvang, en dit met de grootste groeimarge in het naschoolse aanbod. We houden daarbij oog voor de eigenheid en zelfstandigheid van de verschillende (types) aanbieders van vrijetijdsactiviteiten. Bovenstaande visie vertalen we in vier pijlers die in een volgende fase zullen vertaald worden naar concrete acties.
- Kind centraal
- Laagdrempelig, warm en nabij
- Verbinding met bestaande activiteiten en verenigingen
- Rollen als lokaal bestuur
2. Toepassingsgebied
Dit erkenningskader is van toepassing op initiatieven die reeds een kwaliteitslabel buitenschoolse opvang behaald hebben en hiervoor transitiesubsidies (TSE en TSA) ontvingen in de periode van 2021 tot en met 2025 vanuit Opgroeien voor de organisatie van buitenschoolse opvang (inclusief kinderen van het buitengewoon onderwijs -tot en met 14 jaar) en op organisatoren van buitenschoolse opvang voor-en na de schooluren, op schoolvrije dagen én tijdens de schoolvakanties en organisatoren van buitenschoolse activiteiten. Dit erkenningskader is niet van toepassing op organisatoren die al een lokale of bovenlokale
erkenning (onder andere jeugd, sport, cultuur) verkregen. De BOA-subsidie kan enkel gaan naar aanbod dat erkend is op basis van dit erkenningskader.
3. Algemene bepalingen
In dit lokaal erkenningskader wordt verstaan onder:
- Begeleid(st)er
De persoon die met de kinderen bezig is in de opvang of tijdens de activiteit. Dat kan zowel een professional als een niet-professional zijn. Het gaat bijvoorbeeld om de kinderbegeleider, animator, trainer, lesgever, enzovoort. - Medewerker
Alle medewerkers van de dienst buitenschoolse opvang, zijnde de kinderbegeleiders en het administratief personeel. - Grensoverschrijdend gedrag
Elk bedreigend of gewelddadig gedrag van lichamelijke, emotionele en/of seksuele aard die de ene persoon ten opzichte van de andere persoon actief of passief opdringt, waardoor ernstige schade wordt berokkend of dreigt te worden toegebracht aan die persoon in de vorm van fysiek of psychisch letsel. - Inclusie
Iedereen, ongeacht verschillen, heeft gelijke rechten en plichten om volwaardig deel te nemen aan de maatschappij. Het draait om het gevoel erbij te horen, geaccepteerd, gewaardeerd en welkom te zijn, zonder zichzelf te hoeven veranderen. Westerlo heeft een visie op gelijke kansen. - Organisator
Is een aanbieder van buitenschoolse kinderopvang om opvang voor schoolgaande kleuters en lagereschoolkinderen te organiseren op haar grondgebied. De organisator kan extra activiteiten aanbieden aan kinderen van de lagere school. Deze activiteiten kunnen door externen (organisaties, verenigingen of vrijwilligers) gegeven worden en vinden plaats in de nabijheid van de opvang en blijven een organisatie van de buitenschoolse kinderopvang. De organisator kan logistieke en promotionele ondersteuning aanbieden aan de externen.
Het lokaal bestuur is verplicht om het lokaal erkenningskader op periodieke basis te evalueren. Dit erkenningskader zal voor het eerst geëvalueerd en bijgestuurd worden in 2028. Daarna wordt het in het jaar dat er een nieuwe legislatuur start geëvalueerd, of wanneer het lokaal samenwerkingsverband een eerdere evaluatie noodzakelijk acht.
4. Erkenningsvoorwaarden
De erkenningsvoorwaarden zijn criteria en verwachtingen over de werking en de bijbehorende kwaliteit van het BOA-aanbod. De criteria bepalen wie erkend kan worden en onder welke voorwaarden, en daarna ook wie eventueel kan recht hebben op een BOA-subsidie of andere ondersteuning van het lokale bestuur. De erkenningsvoorwaarden zijn gebaseerd op de minimale Vlaamse kwaliteitsvoorwaarden. De Vlaamse regering formuleerde zes kerngebieden waarover elk lokaal bestuur minimale verwachtingen moet formuleren in het BOA-erkenningskader.
- Organisatorisch beleid
Het beleid, de regelgeving en financiering vanuit een heldere visie op ieders verantwoordelijkheid. - Pedagogisch beleid
De inhoud van de pedagogische werking en kwaliteit gericht op de ontwikkeling van elk kind. - Toegankelijkheid
Toegankelijkheid en betaalbaarheid van het aanbod voor alle gezinnen en kinderen met het oog op participatie, sociale cohesie en respect voor diversiteit - Medewerkersbeleid
De medewerkers en het belang van hun competenties, permanente vorming en werkomstandigheden. - Verbondenheid en samenwerking
De verbinding met andere aanbieders, de buurt, de gemeenschap en andere partners die werken met gezinnen en kinderen - Monitoring en evaluatie
Met het oog op kwaliteitsverbetering van beleid en praktijk.
4.1 Organisatorisch beleid
De organisator heeft rechtspersoonlijkheid en voert een gezond financieel beleid. De organisator heeft een structureel aanbod voor kinderen met meer dan 200 openingsuren en dit op schooldagen (voor, na en woensdagnamiddag), schoolvrije dagen en in schoolvakanties. Op schooldagen wordt er in elke deelgemeente waar er een basisschool aanwezig is, een opvanglocatie voorzien. De organisator kan extra activiteiten aanbieden aan kinderen van de lagere school. Deze activiteiten kunnen door externen (organisaties, verenigingen of vrijwilligers) gegeven worden en vinden plaats in de nabijheid van de opvang en blijven een organisatie van de buitenschoolse kinderopvang. De organisator kan logistieke en promotionele ondersteuning aanbieden aan de externen.
De organisator heeft het beleidsvoerend vermogen om kwaliteitsvolle en duurzame opvang te bieden voor schoolgaande kleuters en lagereschoolkinderen. Dit wil zeggen dat je de regie in handen neemt om te bouwen aan een duurzame en toekomstgerichte opvang. Door de ontwikkeling van een sterke visie, samenwerking met ouders en partners, beheer van de middelen, zorgen voor een veilige en stimulerende omgeving voor elk kind en aansturing van je team.
De organisator beschikt over procedures om efficiënt en effectief te reageren op crisissituaties en grensoverschrijdend gedrag.
De organisator heeft de nodige verzekeringen voor de uitvoering van zijn activiteiten.
De organisator volgt en werkt actief mee aan het uitdragen van de visie van het lokaal bestuur over de invulling van en de afstemming van buitenschoolse opvang en activiteiten (BOA) van kinderen in hun vrije tijd.
De organisator beschikt daarnaast over een eigen visie op buitenschoolse opvang en hoe de visie positief bijdraagt tot de BOA-visie.
De organisator beschikt over veilige infrastructuur aangepast aan de noden van de gebruikers.
4.2 Pedagogisch beleid
De organisator beschikt over een pedagogische visie.
De organisator biedt een gezonde omgeving aan
- die rekening houdt met het ontwikkelingsniveau, het ritme, de interesses, de belevingswereld, de wensen en de eigenheid van de kinderen
- die rijke, gevarieerde en uitdagende ontplooiingskansen en speelmogelijkheden heeft zowel binnen én buiten
- die mogelijkheden biedt om te bewegen en om tot rust te komen, waar er een gevarieerd aanbod aan spelmateriaal is
- die inzet op gezonde voeding
De organisator zorgt zo veel mogelijk voor continuïteit in de begeleiding. Er wordt ingezet op de bekendheid van de begeleiding naar kinderen en hun ouders.
De organisator zet per locatie voldoende begeleiders in. De norm bedraagt gemiddeld veertien kinderen per begeleider. Jobstudenten die beschikken over de juiste competenties (voorbeeld attest animator of opleiding) tellen mee als begeleider om aan deze kindratio te voldoen. Jobstudenten staan altijd onder supervisie van een vaste begeleider.
De organisator ziet het Nederlands als verbindende taal en stimuleert de kennis en het gebruik ervan in de dagelijkse werking.
4.3 Toegankelijkheid
De organisator onderschrijft de visie van het lokaal bestuur over gelijke kansen en verdraagzaamheid en heeft een toegankelijk en inclusief opvangaanbod dat lokaal afgestemd is. Het aanbod is toegankelijk voor alle kinderen van de basisschool, wonend in Westerlo en/of naar school gaan in Westerlo, ongeacht achtergrond.
De organisator heeft een transparant prijsbeleid en past de regels van de UiTPAS toe. De organisator buitenschoolse opvang legt elke prijswijziging ter goedkeuring voor aan het lokaal bestuur.
De organisator heeft een huishoudelijk reglement dat vooraf bekend gemaakt wordt aan de gebruikers en minstens het volgende bevat:
- het opvangaanbod en zijn voorwaarden om er gebruik van te kunnen maken
- het prijsbeleid
- een klachtenprocedure
De organisator heeft aandacht voor elk kind en bijzondere aandacht voor
- kleuters
- kwetsbare gezinnen
- kinderen met specifieke zorgbehoeften
4.4 Medewerkersbeleid
De organisator heeft een waarderend en duurzaam medewerkersbeleid en zorgt voor goede werkomstandigheden.
De organisator beschikt minimaal over een leidinggevend kader en pedagogisch ondersteuning voor kinderen en medewerkers die over de nodige competenties beschikken en de dagelijkse werking aanstuurt.
Tachtig procent van de begeleiders van de organisator (exclusief jobstudenten) beschikken over, werken aan en zetten in op het ontwikkelen van de vijftien basiscompetenties voor kinderbegeleider schoolgaande kinderen, goedgekeurd door de Vlaamse regering. Het beschikken over de competenties is aantoonbaar via een diploma, ervaringsbewijs, gevolgde vormingen, … Alle medewerkers staan open voor het volgen van vormingen of opleiding in functie van de uitvoering van de job.
De minimumleeftijd voor medewerkers is 18 jaar of 17 jaar voor jobstudenten of 18 respectievelijk 17 jaar worden in het jaar van de tewerkstelling.
De organisator heeft een vormingsbeleid dat jaarlijks inzet op de verdere ontwikkeling van competenties en vak gerelateerde kennis en kunde. Ze biedt daarnaast ondersteuning aan om het geleerde om te zetten in het dagelijkse handelen.
Medewerkers van de organisator (uitgezonderd gewettigde afwezigheid) beschikken over:
- een attest levensreddend handelen bij kinderen
- hebben kennis van EHBO
Deze vormingen worden elk minstens om de twee jaar voorzien door de organisator.
Alle medewerkers van de organisator hebben voldoende actieve kennis van het Nederlands om interacties aan te gaan met hun collega’s, de kinderen en hun ouders zodat deze kwaliteitsvol zijn.
De organisator zorgt voor kindvrije uren om te werken aan kwaliteit van de opvang en andere voorwaarden binnen dit erkenningskader.
De organisator controleert bij indiensttreding of de medewerker beschikt over een blanco uittreksel van het strafregister model 596.2 voor het werken met minderjarigen. Het uittreksel wordt telkens opnieuw opgevraagd wanneer de wetgeving het voorschrijft.
4.5 Verbondenheid en samenwerking
De organisator werkt actief samen met het lokaal bestuur en zijn verschillende diensten én verbindt zich ertoe om actief deel te nemen aan het lokaal samenwerkingsverband van het lokaal bestuur.
De organisator heeft een gedragen visie en onderneemt acties, om ouders te betrekken bij zijn werking en op de hoogte te houden van ontwikkelingen. Ouders zijn steeds welkom en mogen alle ruimtes betreden waar kinderen aanwezig zijn.
De organisator werkt actief samen met Huis van het Kind Herselt-Hulshout-Westerlo.
De organisator werkt samen met relevante partners zoals daar bijvoorbeeld zijn: de scholen, MPI Oosterlo, Agentschap Opgroeien, VVSG en anderen om zijn dagelijkse werking vorm te geven.
4.6 Monitoring en evaluatie
De organisator heeft een procedure om klachten te behandelen en brengt zijn gebruikers op de hoogte van deze klachtenprocedure.
De organisator organiseert tweejaarlijks evaluaties over zijn werking bij verschillende mogelijke doelgroepen zoals kinderen, hun ouders, medewerkers,.... De resultaten van deze evaluaties worden gebruikt om de werking te verbeteren en worden kenbaar gemaakt aan het lokaal bestuur.
De organisator registreert aanwezigheden, leeftijden, recht op sociale en uitpastarieven en inclusie indicatoren in functie van de jaarlijkse rapportering aan het lokaal bestuur.
De organisator onderwerpt zich en werkt actief samen aan de controle uitgevoerd door het lokaal bestuur in functie van haar erkenning en toezicht.
5 Erkenningsprocedure
5.1 Aanvraag
De organisator vraagt een erkenning aan via boa@westerlo.be. Een aanvraag tot erkenning kan het ganse jaar door.
5.2 Beoordeling van de aanvraag
De dienst beoordeelt op basis van de inhoud van de aanvraag en de bewijsstukken of de aanvrager voldoet aan de erkenningsvoorwaarden en vraagt advies aan het samenwerkingsverband. De dienst formuleert een voorstel tot beslissing aan het college van burgemeester en schepenen.
5.3 Beslissing
De gemeenteraad delegeert haar bevoegdheid tot erkenning van organisatoren buitenschoolse opvang en activiteiten op basis van het lokaal erkenningskader aan het college van burgemeester en schepenen. De aan te leveren documenten zijn de missie/visie, huishoudelijk reglement en de klachtenprocedure en de ondertekening door de aanvrager dat hij aan alle voorwaarden voldoet.
Het college van burgemeester en schepenen beslist binnen maximum twee maanden na ontvangst van de aanvraag op voorstel van de dienst. Als het college van burgemeester en schepenen de erkenningsaanvraag afkeurt, motiveert het haar beslissing.
De dienst informeert de aanvrager over de beslissing binnen de 14 dagen na de beslissing van het college van burgemeester en schepenen. Dit gebeurt via mail.
Als een organisator niet akkoord gaat met de uitgebrachte beslissing heeft de organisator het recht om gehoord te worden (hoorrecht). De organisator richt zijn bezwaar hiervoor binnen de 7 werkdagen na het uitgebrachte advies te hebben ontvangen aan de dienst.
Organisatoren die niet akkoord gaan met de beslissing, kunnen een klacht indienen bij Agentschap Binnenlands Bestuur, volgens de procedure die het Agentschap daarvoor voorziet.
5.4 Geldigheidsduur en vernieuwing van de erkenning
De erkenning geldt telkens tot het einde van de legislatuur. Wanneer het erkenningskader vroegtijdig wordt aangepast, dient de organisator een nieuwe aanvraag in, waarbij het lokaal bestuur overgangsmaatregelen indien nodig voorziet.
Bij wijzigingen bij de organisator die betrekking hebben op de voorwaarden van het erkenningskader en een eventuele erkenning zouden kunnen tenietdoen, dient er een nieuwe aanvraag te gebeuren.
6 Toezicht
Het college van burgemeester en schepenen volgt de naleving van de erkenningsvoorwaarden door de erkende organisatoren op, op basis van het toezicht door de dienst. De dienst organiseert het toezicht op basis van alle informatie die beschikbaar is.
De erkende organisatie bezorgt jaarlijks een rapportering zoals beschreven bij het onderdeel monitoring van dit erkenningskader.
Het college van burgemeester en schepenen kan op basis van alle informatie die beschikbaar is beslissen om bijkomend toezicht uit te oefenen aan de hand van:
- Analyse van klachten en meldingen
- Gesprekken met de organisator
- Opvragen en inzage in relevante documenten
- ...
De dienst voert het bijkomend toezicht uit en verwerkt de vaststellingen ervan in een verslag. Het college van burgemeester en schepenen keurt het verslag van het bijkomend toezicht goed. De dienst bezorgt de erkende organisator het verslag van bijkomend toezicht uiterlijk 14 dagen na de goedkeuring door het schepencollege. De organisator heeft 30 dagen tijd om opmerkingen bij het verslag van het bijkomend toezicht te bezorgen. Daarna wordt het verslag van het bijkomend toezicht definitief.
Het lokaal bestuur evalueert op periodieke basis haar manier van toezicht. Dit zal voor het eerst geëvalueerd en bijgestuurd worden in 2028. Daarna wordt het in het jaar dat er een nieuwe legislatuur start geëvalueerd, of wanneer het lokaal samenwerkingsverband een eerdere evaluatie noodzakelijk acht.
7 Handhaving
Als op basis van het toezicht blijkt dat de organisator of de werking niet voldoet aan de voorwaarden in dit reglement of als de organisator het toezicht verhindert, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om te handhaven aan de hand van volgende instrumenten:
- Een gesprek met organisator met duidelijke afspraken, met bijhorend verslag met aandachtspunten en aanbevelingen
- Het opleggen van een verbeterplan met verbeteracties om de tekorten weg te werken
- Een formele waarschuwing of aanmaning
- Als wordt vastgesteld dat de organisator na zes maanden onvoldoende aan de slag is gegaan met de aanbevelingen, volgt er een evaluatiegesprek waarbij de betrokken medewerker van het lokaal bestuur aansluit. Op dit gesprek kunnen nieuwe voorwaarden en een nieuwe termijn bepaald worden om te voldoen aan de voorwaarden. Een negatieve evaluatie kan leiden tot het (tijdelijk) opschorten van de subsidie, het terugvorderen van de subsidies of het intrekken van de erkenning, na beslissing van het college.
Verlies van de erkenning kan op elk moment ook bij dwingende redenen, na beslissing door het college.
Als er aanwijzingen bestaan dat de veiligheid of gezondheid van kinderen mogelijk in het gedrang komen én het door het lokaal bestuur georganiseerde toezicht onvoldoende is om te beslissen over de noodzaak van handhaving, kan het lokaal bestuur de Zorginspectie verzoeken om een toezicht ter plaatse uit te voeren.
Indien gewenst en op vraag van het lokaal bestuur wordt de organisator gevraagd om op een vergadering van het college van burgemeester en schepenen een toelichting te voorzien over de voorbije periode en over de toekomstige kansen en uitdagingen.
Het lokaal bestuur evalueert op periodieke basis haar manier van handhaving. Dit zal voor het eerst geëvalueerd en bijgestuurd worden in 2028. Daarna wordt het in het jaar dat er een nieuwe legislatuur start geëvalueerd, of wanneer het lokaal samenwerkingsverband een eerdere evaluatie noodzakelijk acht.
De dienst informeert de organisator binnen de 14 dagen schriftelijk over de beslissing tot handhaving, de motivering, termijn, eventuele voorwaarden en uitvoeringsmodaliteiten en de bezwaarmogelijkheden.
De organisator kan binnen de 30 dagen bezwaar indienen door schriftelijk te reageren op de beslissing tot handhaving. Het college van burgemeester en schepenen onderzoekt het bezwaar en heroverweegt de beslissing binnen de 30 dagen na ontvangst van het bezwaar. De dienst informeert de organisator schriftelijk over de finale beslissing en de motivering binnen de 14 dagen.
