In deze handleiding nemen we je stap voor stap mee door de schermen die je tegenkomt bij je aangifte van een evenement in ons digitaal evenementenloket Eaglebe.
Link naar presentatie evenementenloket op infoavond van 13 mei 2024. (358.48 KB) "pdf"
Stap 1 Surf naar het digitaal evenementenloket Eaglebe
Surf naar het digitaal evenementenloket.
Als je geen toegang hebt tot internet, of je ervaart problemen bij het invullen van de vragenlijst, dan kan je een afspraak maken bij de dienst burgerzaken op het gemeentehuis om hulp te krijgen bij het indienen van je aanvraag.
Stap 2 Registreren of aanmelden
Als je een nieuwe gebruiker bent, registreer je jezelf met je persoonlijk e-mailadres.
Als je Eaglebe al eens gebruikt hebt, meld je dan aan met je persoonlijke account als je er al een hebt.
Stap 3 Mijn aanvragen
Je komt terecht op je portaalpagina met al je eerdere aanvragen.
Als je al eerder een aanvraag deed met dit account, dan vind je die hier terug. Op deze pagina kan je een nieuwe aanvraag aanmaken, een eerdere aanvraag kopiëren om een nieuwe aan te maken of een samenvatting van een eerdere aanvraag downloaden.
Om een volledig nieuwe aanvraag te starten, klik je rechtsboven op Nieuwe aanvraag.
Stap 4 Nieuwe aanvraag
Geef op de volgende pagina Westerlo in als gemeente en klik op de knop Gemeente Westerlo.
Bevestig je (taal)keuze door achteraan op NL (België) te klikken.
Stap 5 Overzicht
Je wordt nu door een vragenlijst geloodst. De vragenlijst is afhankelijk van het soort evenement dat je aanvraagt. Sommige vragen zijn verplicht te beantwoorden, andere niet. Met sommige vragen gaan we enkel na of je je er van bewust bent dat je je ook in regel moet stellen met andere instanties en verplichtingen zoals Sabam, Unisono of voor de keuring van elektrische installaties. Sla geen verplichte vragen over, want dan is je aanvraag onvolledig. Op de eerste pagina van de aanvraag wordt algemene informatie gevraagd.
Geef de informatie over jouw evenement in.
Stap 6 Wanneer
Dan geef je de periode op tijdens dewelke jouw evenement plaatsvindt.
Stap 7 Locatie
Je geeft de locatie van je evenement in.
Je kan het gebied ook intekenen op de kaart. Het systeem controleert dan (in het Gipod-systeem) of er geen conflicten zijn met geplande wegenwerken of omleidingen.
Stap 8 Binnen, buiten of in een tent?
Geef daarna nog enkele details op over de locatie: binnen, buiten of in een tent.
Stap 9 Mobiliteit
Vervolgens maken we een inschatting van de impact op mobiliteit.
In dit deel krijg je extra vragen als je straten wil afsluiten, als je een parkeerverbod wil of als er een omleiding nodig is.
Stap 10 Milieu en geluid
Vervolgens komt het onderdeel geluid (milieu) aan bod. Als je geen bijkomend geluid gaat produceren, dan is de lijst heel eenvoudig.
Als je wel bijkomend geluid gaat produceren, moet je extra bevestigen dat je weet dat je zelf Sabam en dergelijke moet regelen. Anders kan je niet verder met je aanvraag.
Als je versterkt geluid wil gebruiken, dan krijg je extra vragen.
Stap 11 Catering
Dan volgt het hoofdstuk catering. Schenk je drank, bied je eten aan of verkoop je iets anders? Als je drank schenkt, dan krijg je extra vragen over alcohol en sterke dranken, maar bijvoorbeeld ook over het gebruik van glazen of recupereerbare bekers.
De volgende vragen krijg je enkel als ze van toepassing zijn.
Stap 12 Publiciteit
Dan volgt het onderdeel publiciteit. Als je flyers wil uitdelen, dan wordt daar extra informatie over gevraagd.
Als je aanplakborden wil plaatsen, dan zijn er ook extra vragen.
Stap 13 Veiligheid
Veiligheid is het volgende onderwerp.
Stap 14 Materiaal
Daarna kan je aangeven of je materiaal van de gemeente wil ontlenen of huren.
Stap 15 Contactinformatie
Tenslotte geef je je contactinformatie in.
of
Stap 16 Klaar!
Dan is de aanvraag klaar om in te sturen.
Na verzending verandert het scherm in een bevestiging.
Waarna je die bevestiging ook ontvangt per e-mail, als een PDF-bestand.
Stap 17
Je aanvraag wordt nu behandeld door de gemeentelijke diensten. Er wordt nagekeken of je aanvraag volledig is, welke interne diensten er betrokken zijn (cultuur, mobiliteit, technische dienst, preventie,… ) en of er extern advies nodig is van politie of brandweer. Je krijgt geen tussentijdse berichten in je mailbox over de stand van zaken van je aanvraag. Je kan de vordering wel zelf opvolgen via het portaal, als je je met hetzelfde account aanmeldt.
Je aanvraag kan meerdere statussen hebben:
- validatie
wanneer wordt nagekeken of ze volledig is - advies
wanneer op advies van andere interne of externe diensten wordt gewacht - autorisatie
wanneer alle adviezen beschikbaar zijn voor evaluatie - goedgekeurd
waarna een samenvatting van de aanvraag met bevestiging per e-mail wordt verzonden.
